Miksi kannattaa kutsua ulkopuolinen fasilitaattori kutsua mukaan?
Fasilitointi on helpoksi tekemistä. Fasilitaattori helpottaa kokouksen tai työpajan sujumista. Fasilitaattori vastaa siitä, että ryhmä työskentelee sovitun tavoitteen saavuttamiseksi. Kun fasilitaattori vastaa aikataulusta ja on suunnitellut sopivat työskentelytavat, vapauttaa se muiden energian ideointiin, keskusteluun ja päättämiseen – mikä ikinä onkaan ryhmän tavoite. Fasilitaattori voi hyvin tulla omasta organisaatiosta, ja fasilitointipalveluita voi myös ostaa. Pajulla on paljon kokemusta fasilitoinnista, ja kerromme tässä blogissa vinkkejä ja kokemuksia ulkopuolisen fasilitaattorin hyödyntämisestä.
Mikä on ulkopuolinen fasilitaattori ja mitä hyötyä hänestä on?
Itse työpajassa fasilitaattori antaa ohjeita, tarvittaessa jakaa puheenvuoroja ja huolehtii siitä, että työpajassa pysytään aiheessa ja aikataulussa. Ulkopuolisen fasilitaattorin läsnäolo usein auttaa osallistujia keskittymään aiheeseen. Kun paikalla on joku vieraampi henkilö, ei vaikkapa strategian suunnittelusta lipsahdeta niin helposti päivän operatiivisten asioiden läpikäyntiin. Lisäksi ulkopuolinen henkilö usein muuttaa ryhmädynamiikkaa: ilmapiiristä tulee usein neutraalimpi. Fasilitaattorin käyttämät menetelmät voivat myös poiketa tutuista tavoista työstää tai keskustella aiheista, tämä voi synnyttää kokonaan uusia ideoita!
Paju osasi sopivasti haastaa meitä ja esitti kysymyksiä, jotka auttoivat jäsentämään tavoitteita. Valitut menetelmät ja vierailijapuheenvuorot auttoivat ymmärtämään mitä oltiin lähdetty hakemaan. Lue lisää
Ulkopuolisen fasilitaattorin voi ottaa yhden tai usemman työpajan avuksi. Olemme toteuttaneet useita pidempiä prosesseja, jotka ovat koostuneet useista erilaisista työpajoista sekä välitehtävistä. Olemme fasilitoineet mm. Ponssen digivision luomista sekä Savon Voiman Verkon tietojärjestelmäkehityksen tiekartan luomista.
Miten suunnitellaan onnistunut työpaja?
Yhden puolen päivän työpajan suunnitteluun voi helposti kulua useamman työpäivän työpanos. Työpajan tavoite määritellään aina yhdessä tilaajan kanssa.
Fasilitaattori kerää suunnittelun tueksi keskustellen tietoa mm.
- osallistujista ja heidän taustoistaan: Kuinka tuttu käsiteltävä aihe on? Mikä heidän suhteensa käsiteltävään aiheeseen on?
- aiheen taustoista: Miten sitä on aiemmin käsitelty? Miten työpaja liittyy suurempaan kokonaisuuteen?
- käytännön järjestelyistä.
Ennen työpajaa saatetaan tehdä ennakkokyselyitä tai perehtyä aiheeseen raporttien tai muun aineiston avulla.
KCT:lla työpaja toi organisaatioon yhdenmukaista näkemystä mukavalla ja rennolla tavalla. Päivän tavoitteet täyttyivät 100% ja fasilitointi herätti uutta tietoisuutta henkilöstössä organisaation projekteista ja strategian toteuttamisesta. Lue lisää
Työpajasuunnitelmaa iteroidaan usein muutama kierros asiakkaan kanssa. Teemme ehdotuksia mm. ajankäytöstä ja erilaisista työkaluista. On tärkeää luoda avoin ja rakentava keskusteluyhteys. Jotta fasilitointi onnistuu, täytyy mm. huolehtia siitä, että käytetään organisaatiolle tuttua sanastoa, mikä taas voi olla fasilitaattorille osin vierasta. Työpajan yhteinen suunnittelu kannattaa siis aloittaa useampi viikko ennen työpajaa.
Työpajasuunnitelmaan kirjataan aikataulu, vastuuhenkilöt, tarvittavat valmistelut ja tarvikkeet sekä työskentely. Suunnitelman tekemiseen voi käyttää esimerkiksi SessionLab-työkalua tai sen voi tehdä vapaamuotoisemmin. Me kiinnitämme jo suunnitteluvaiheessa huomiota työpajan dokumentointiin. Usein työpajassa innostutaan ja keksitään kaikenlaisia hienoja ideoita, mutta jos niitä ei kirjata jossain muodossa muistiin, ne unohtuvat jo viikossa tai parissa. Tämä olisi sääli – yhdessä käytetty aika ja energia valuisi hukkaan.
Ulkopuolinen fasilitaattori tuo työskentelyyn neutraaliutta, selkeyttä ja tehokkuutta
Ulkopuolista fasilitaattoria kannattaa hyödyntää erityisesti silloin, kun koolla on paljon ihmisiä. Näin varmistutaan, että yhteinen aika tulee tehokkaasti käytetyksi. Lisäksi ulkopuolinen fasilitaattori tuo usein uudenlaisen vireen uuden ideointiin.
Työpaja-ajatukseen usein liittyy mielikuva post-it -lappujen kirjaamisesta (eikä pelkästään hyvällä tavalla), ja toki sitäkin usein tehdään. Lisäksi käytämme osallistamisen ja aktivoinnin välineenä mm. kortteja sekä legoja. Lyhyet videot tai alustukset ruokkivat ajatuksia ja luovat yhteistä ymmärrystä, nämäkin toimivat hyvin. Tavoitteet ja käytettävissä oleva aika ohjaa menetelmien ja työkalujen valintaa. Myös etänä voidaan hyödyntää monipuolisesti erilaisia työkaluja ja harjoituksia.
Jenni ulkopuolisena fasilitoijana ja työryhmätyöskentelyn vetäjänä sai etätyöpajan osallistujat olemaan aktiivisesti mukana: esim. Pollev mahdollisti mainiosti sen, että jokaisen osallistujan ajatukset saatiin näkyviin ilman, että kenenkään tarvitsi jännittää äänessä olemista. Lue lisää
Työpajan jälkeen fasilitaattori dokumentoi tulokset sovittavalla tavalla. Yhteisessä yhteenvetopalaverissa käsitellään palaute sekä varmistetaan, että dokumentaatio on hyvä.
Tutustu asiakaskokemuksiin ja lue lisää palveluistamme
- kood/Sisu – Koodikoulun kumppaneiden strategiailtapäivä
- Kuopion Seudun Uusyrityskeskus – hallituksen ja työntekijöiden strategiatyöpaja
- Ponsse: Item Master Data -projektin fasilitointi
- Lue Pajun fasilitointipalveluista
- Lue vinkit fasilitointiin
Ota yhteyttä, jos voimme auttaa fasilitointitarpeissa!
Toiveissa oli löytää konsultit, joilla pysyisi tuloksekkaan työskentelyn kaikki palaset käsissä: fasilitointitaidot, koulumme visiota tukevien keskusteluaihioiden synnyttäminen, työpajojen käytännönjuoksutus ja ohjaaminen, strategiapäivän aikataulutus sekä energisen ilmapiirin luonti. Asiakkaamme matkustivat strategiapäiväämme varten ympäri Suomen, ja minulle oli äärimmäisen tärkeää, että he kokisivat päivän olleen tarpeellinen ja tärkeä. Jenni ja co onnistuivat tässä mainiosti! Lue lisää
