Onnistunut etätapaaminen vaatii käytännössä aina osallistujien aktivointia ja osallistamista. Millä keinoin vuorovaikutteisuutta voi lisätä etänä? Tässä blogissa jaamme vinkkejä etätapaamisen eri vaiheisiin: miten aktivoida osallistujia ennen tapaamista, sen aikana sekä tapaamisen jälkeen? Vinkkejä voi hyödyntää niin etäkokouksissa, -koulutuksissa kuin -valmennuksissakin.
Miksi osallistaminen kannattaa? Osallistaminen tuo hyviä tuloksia: se edesauttaa oivaltamista ja oppimista sekä sitouttaa. Osallistaminen etänä on usein haastavampaa kuin kasvokkain, mutta tästä huolimatta täysin mahdollista. Apuna ovat erilaiset osallistavat työkalut ja ennen kaikkea aito läsnäolo.
Orientoi ja kartoita osallistujien toiveita ennakkoon
Etätapaaminen vaatii enemmän valmistelua kuin kasvokkain tapahtuva tapaaminen. Valmisteluun kannattaa käyttää aikaa – kerätä osallistujien toiveita ja taustatietoja, lähettää tapaamisen materiaalit etukäteen tutustuttavaksi sekä ohjeistaa etätapaamisessa käytettävä tekniikka hyvin.
Osallistujille lähetettävällä ennakkokyselylllä voidaan ohjata odotuksia tulevaan tapaamiseen.
Ennakkoon lähetettävällä kyselyllä halutaan saada selville osallistujien taustatietoja, tarpeita, ideoita sekä toiveita. Yleensä jo muutama kysymys riittää – tarkoituksenahan on saada mahdollisimman moni osallistuja vastaamaan. Toimivia työkaluja ennakkokyselyn tekemiseksi ovat mm. Google Forms ja 0365 Forms, jotka toimivat mainiosti myös mobiilissa. Jos keräät vastanneiden henkilötietoja, huomioithan GDPR:n mukaisen henkilötietojen käsittelyn.
Jos mahdollista, jaa etätapaamisen materiaali etukäteen osallistujille, joko osin tai kokonaan. Materiaalin alkuun on hyvä avata tapaamisen agenda ja aikataulu. Etukäteen jaetun materiaalin avulla osallistujat voivat orientoitua tulevaan tapaamiseen sekä valmistella mahdollisia puheenvuorojaan.
Epävarmuutta aiheuttavat tekijät kannattaa parhaan mukaan minimoida, jotta osallistujat voivat keskittyä tapaamisen aikana olennaiseen. Ohjeista tekniikan käyttö hyvin ennen tapaamista. Pitääkö osalliustujan esimerkiksi ladata materiaaleja? Pitääkö jonnekin kirjautua ja jos, minne? Mistä saa apua, jos yhteyksiä tai työkaluja ei saa toimimaan?
Ole läsnä ja ota kaikki huomioon
Tärkeintä etätapaamisessa(kin) on aito läsnäolo. Fasilitoijan, kouluttajan tai puheenjohtajan tehtävänä on ohjata keskustelua, innostaa sekä saada aikaan oikeassa kohtaa asiaankuuluvaa keskustelua. Alla vinkkejä etätapaamisen aikana huomioitaviin seikkoihin.
Uskon, että uteliaisuus, empatia ja toisen arvostus välittyvät myös linjojen yli.
- Palaa agendaan tapaamisen aikana useampaan otteeseen, jotta jokainen osallistuja pysyy kärryillä. Kokouksen alkuun kannattaa sopia yhteiset pelisäännöt. Millä tavalla kysymyksiä esitetään? Miten mahdolliset ryhmätyöt toteutetaan? Muistathan: riittävän mittaisia kahvi- ja lounastaukoja ei pidemmissä toteutuksissa sovi unohtaa.
- Keskustelun herättäjänä voivat toimia yksittäiset kysymykset, jotka aktivoivat ja osallistavat yhteiseen kanssakäymiseen. Osallistavat työkalut helpottavat jokaisen huomioon ottamista. Äänestykset ja kyselyt antavat jokaiselle mahdollisuuden osallistua ja tulla kuulluksi. Erilaisten kyselyiden avulla kynnys vuorovaikutukseen myös madaltuu. Kaikki eivät ole yhtä innokkaita kertomaan omia ajatuksiaan ison porukan edessä.
- Pollev-kyselytyökalulla voidaan kerätä osallistujien ajatuksia, fiiliksiä ja mielipiteitä erilaisten kysymystyyppien avulla. Vastauksia voidaan näyttää osallistujille reaaliaikaisesti. Trello, Padlet sekä jaetut dokumentit toimivat puolestaan hyvin erilaisten ideoiden keruussa ja yhteiskehittäessä. Taululle saa heitellä ideoita vapaasti, mutta muistathan tarvittaessa tämän jälkeen ohjeistaa etenemisen: miten kerättyjä ideoita jalostetaan ja priorisoidaan?
Vahvista sitoutumista myös etätapaamisen jälkeen
Etätapaamisen jälkeen kannattaa kerätä palautetta siitä, miten tapaaminen sujui. Pohdi myös itse ns. lessons learned: mikä toimi, mikä ei toiminut, mitä voisin parantaa seuraavaa kertaa varten?
Ohjeista ja aikatauluta myös tulevat toimenpiteet, jotta tapaamisen tavoitteiden kanssa päästään eteenpäin!
Tapaamisen tärkeimmät havainnot ja yhteisten keskusteluiden aihiot kannattaa lisätä materiaaleihin ja tämän jälkeen lähettää osallistujille.
Pajun top 3-vinkit etätapaamisiin
- Kaikista tärkeintä on läsnäolo. Onko oma supervoimasi johdonmukaisuus, huumori vai kenties toisten inspirointi? Hyödynnä sitä myös etänä! Luo hyvää fiilistä, jossa jokainen saa olla oma itsensä.
- Valmistaudu tapaamiseen hyvin ja kerro myös muille, miten edetään. Ohjaa prosessia, kuuntele ja jätä aikaa myös keskustelulle.
- Ota käyttöön yksi työkalu kerrallaan. Huomioi myös osallistujien taitotaso uusien työkalujen suhteen. Usean työkalun käyttäminen samanaikaisesti tuskin on tarkoituksenmukaista: todennäköisesti se sekoittaa osallistujia entisestään. Mieti sen sijaan minkä työkalun käyttö palvelee aidosti tavoitettasi ja osallistaa kohderyhmääsi.
Linkkivinkkejä
- Pitkä lista erilaisista työkaluista: https://www.collaborationsuperpowers.com/tools/
- Facebook Virtual Facilitation Finland – verkkotilaisuuksien vetäjät https://www.facebook.com/groups/virtuaalifasilitointi/