Maailma on jatkuvassa muutosten aallokossa. Monimutkaisten muutosten kuvaamiseen käytetään esimerkiksi lyhenteitä VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity and Ambiguity: Epävakaisuus, epävarmuus, monimutkaisuus, monimerkityksisyys) tai TUNA (Turbulent, Uncertain, Novel, Ambiguous: Sekasortoinen, epävarma, uudenlainen, moniselitteinen). Vaikka muutokset ovat joskus ei-toivottavia tai jopa pelottavia, muutokseen liittyy aina mahdollisuuksia ja uusia alkuja. Kokemuksemme mukaan onnistunut muutos edellyttää ihmisten mukaan ottamista eli osallistumista, muutoksen äärelle pysähtymistä ja tekemisen systemaattista suunnittelua sekä seurantaa. Tässä blogissa kerromme muutamien esimerkkien kautta, miten muutosta voi käytännössä tukea.
Tavoitteen asettaminen
Isot ja pienetkin projektimme lähtevät liikkeelle tavoitteiden asettamisesta. Mitä asiakkaan ja Pajun yhteistyöltä halutaan? Joskus muutostarpeet ovat laajoja: saatetaan suunnitella monen vuoden kehittämisportfoliota tai täsmentää visiota. Tavoitteiden asettaminen niille on todella tärkeää. Helppoa se ei aina ole eikä tarvitsekaan olla. Hyvät kysymykset ja keskustelu niiden ympärillä vie lopulta maaliin.
Kun mietitään, mitä tavoitellaan, on aina tärkeää tehdä rajauksia ja päätöksiä siitä, mitä ei tehdä ja mitä jätetään pois. Rajaukset auttavat keskittymään oleelliseen.
”Vaikka lähdettiin liikkeelle aika lailla nollasta, saatiin visio tiivistettyä. Paju osasi sopivasti haastaa meitä ja esitti kysymyksiä, jotka auttoivat jäsentämään tavoitteita. Valitut menetelmät ja vierailijapuheenvuorot auttoivat ymmärtämään mitä oltiin lähdetty hakemaan. Tämä oli hyödyllistä etenkin niiden osallistujien näkökulmasta, joilla ei ollut aiempaa kokemusta strategiatyöstä.”
Tommi Väänänen, Director, Supply Chain – lue lisää
Trust the process, sanotaan, ja siihen me uskomme, vaikka mahdollisimman kirkkaiden tavoitteiden puolesta puhummekin. Kun lähdetään työstämään laajempia kokonaisuuksia reitti perille ei aina ole etukäteen täysin tiedossa. Se ei haittaa. Karkean suunnitelman kanssa päästään liikkeelle, ja jokaisen askeleen jälkeen seuraava vaihe kyllä kirkastuu. Työskentelyä suunnitellaan aina yhdessä asiakkaan kanssa, ja sitä muokataan ketterästi välivaiheiden oivallusten ja tulosten mukaan.
- Tavoitteiden muotoilulla on merkitystä! Liian iso tai vähäpätöinen tavoite ei innosta, varsinkaan jos sen kontekstia tai merkitystä ei ymmärrä. Lue lisää hyvien tavoitteiden asettamisesta ja ota käyttöösi työpohja.
- Lue lisää muutosprojektin taustatyöstä Savon Voima Verkko -casessa.
Osallistaminen
Henkilöstön ottaminen mukaan muutokseen on aina hyödyllistä. Matkan varrella käytävät keskustelut muovaavat ja kuljettavat ymmärrystä eri suuntiin: esimerkiksi johto saa työntekijöiltä uutta tietoa ja työntekijät puolestaan ymmärtävät, millä perusteilla tiettyjä päätöksiä tehdään ja voivat mahdollisuuksien mukaan vaikuttaa päätöksiin. Joukosta saa enemmän ideoita, ja ajatuksia törmäyttämällä syntyy uusia ajatuksia.
”Prosessin parasta antia oli saada näkemyksiä eri rooleissa toimivilta ponsselaisilta. Työpajoissa oli riittävästi aikaa keskustella asioista laajemmin, arjessa usein keskitytään yksittäisiin asioihin. Paju fasilitoi työpajat jämäkästi ja sai kaikki mukaan. Sain itse keskittyä ideointiin ja keskusteluun, kun Jenni ohjasi työskentelyä.”
Tapio Honkanen, Logistics Manager, Ponsse – lue lisää
Pitääkö kaikki ottaa mukaan kehittämiseen? Riippuu tilanteesta ja organisaation koosta. Monessa projektissa mukaan on otettu ”soihdunkantajia” – asiantuntijoita, jotka ovat itse halunneet mukaan. Viimeisimmäksi organisaatioon rekrytoidut kannattaa ehdottomasti ottaa mukaan. Jokaisessa organisaatiossa on sisäisiä influencereita: henkilöitä, jotka ovat hyvin verkostoituneita ja vievät viestiä eri tiimeihin. Nämä vaikuttajat kannattaa myös houkutella mukaan viemään muutosta eteenpäin.
Asiakkaiden ottaminen mukaan kehittämiseen on arvokasta. Asiakasymmärrystä voi kerätä mm. haastatteluilla tai ottamalla heidät mukaan kehittämistyöpajoihin.
- Lue lisää asiakasymmärryksen keräämisestä ja vuorovaikutuksesta.
- Lue lisää: haastattelut asiakasymmärryksen tukena.
Läsnä – aina kun mahdollista!
Eräs muutoksen ristiaallokko tässä ajassa koskee läsnä- ja etätyötä. Kun työskennellään strategian parissa tai halutaan kehittää jotain uutta, on yksiselitteisesti parasta työskennellä kasvokkain. Valmistelu onnistuu etänä, usein pidempien prosessien välikatsaukset ja yhteenveto onnistuu etänä, mutta suosittelemme ehdottomasti työskentelyä kasvokkain silloin, kun tarvitaan aikaa pysähtymiselle ja keskustelulle.
Ymmärrämme, että isojen tiimien aika on arvokasta, ja siksi käytämme fasilitoinnin suunnitteluun paljon aikaa ja harkintaa. Hyvin suunniteltuun läsnätyöskentelyyn käytetty maksaa itsensä takaisin.
”Asiakkaamme matkustivat strategiapäiväämme varten ympäri Suomen, ja minulle oli äärimmäisen tärkeää, että he kokisivat päivän olleen tarpeellinen ja tärkeä. Jenni ja co onnistuivat tässä mainiosti!”
Laura Nykänen, Head of school, kood/Sisu – lue lisää
- Luovuus toimii parhaiten hyvässä vuorovaikutuksessa.
- Mitä fasilitaattori tekee? Lue työskentelyn ohjaamisesta lisää.
Suunnitelma ja seuranta
Muutoksen jäsentäminen toteutuskelpoiseksi suunnitelmaksi on ehdottoman tärkeä vaihe. Huolehdimme asiakasprojekteissa aina siitä, että tärkeät asiat tulevat dokumentoitua ja ovat hyödynnettävissä myöhemmin.
Olemme olleet myös hankkeiden etenemistä eri rooleissa. Viestintä, tehtävien koordinointi, eteen tulevien kysymysten ja ongelmien taklaaminen sekä hyvän meiningin ylläpitäminen auttavat onnistumaan muutoksessa.
”Merjasta oli todella suuri apu ennen kaikkea sisäisen toiminnan koordinoinnissa. Me dimexiläiset pystyimme keskittymään oleelliseen. Merja tsemppasi tiimiä ja piti yllä hyvää tekemisen meininkiä loppuun saakka. Projekti pysyi hyvin aikataulussa, eikä kisaväsymystä tullut edes lopussa.”
Kyösti Karhunen, toimitusjohtaja, Dimex – lue lisää
- Kun kehittämiseen liittyy järjestelmäuudistus, on tärkeää valmistella hyvä sopimus.
- Kysyminen ja kuuntelu auttavat onnistumaan projektityössä.
Kokeillaanko jotain uutta?
Me haluamme olla kumppanisi muutoksessa.
