Toteutimme vuoden 2022 syksyn aikana Savon Voima Verkolle (SVV) projektin, jonka tuloksena syntyi tulevaisuuden tietojärjestelmähankintoja ohjaava tiekartta. Tässä blogissa kerromme projektin eri vaiheista ja työskentelystä.
Keskustelut projektista alkoivat kesällä 2022. Käytimme keskusteluissa hyväksi todettua työpohjaamme. Työpohjan otsikot auttavat esittämään hyviä kysymyksiä. Vastausten sanoittaminen auttaa varmistamaan, että molemmilla osapuolilla on yhteinen käsitys tilanteesta ja tavoitteista. Teimme alustavan ehdotuksen yhteistyöstä, minkä SVV iloksemme hyväksyi. Kesäloman jälkeen suunnitelmaa täsmennettiin vielä ennen kuin työ lähti käyntiin.
Valmistelu
Projektissa oli tarkoituksena osallistaa kymmeniä ihmisiä tiekartan luomiseen. Ensimmäisiä tärkeitä tehtäviä oli suunnitella syksyn aikataulu, että saimme työpajat ja tapaamiset ihmisten kalentereihin. Samassa yhteydessä keskusteltiin myös osallistujien muusta ajankäytöstä. Saimme esimerkiksi ymmärryksen, että osa työpajojen osallistujista saattaa joutua kesken kaiken poistumaan päivystystehtäviin.
Pajulla oli hyviä ideoita ja selvästi kokemusta tällaisten työpajojen organisoinnista.
Tuomas Mönkkönen, SVV
Asiakkaan puolelta työskentelimme tiiviisti kolmen hengen suunnitteluryhmän kanssa. Ennen jokaista työpajaa meillä oli yksi tai kaksi valmistelutapaamista etänä, missä käytiin läpi tavoitteita ja toteutusehdotuksia. Suunnitteluryhmäläiset jaksoivat kärsivällisesti selittää meille SVV:n toimintaa, jotta saimme riittävän ymmärryksen eri rooleissa toimivien henkilöiden tehtävistä ja työarjesta. Suunnitteluryhmä antoi ohjaavaa palautetta ehdotuksistamme ja toisaalta uskalsi ottaa käyttöön aivan uudenlaisia menetelmiä, kuten lego-työskentelyä.
Vaiheet ja säätäminen
Projekti oli jaettu seuraaviin vaiheisiin: kick-off, nykytilan kuvaus, tavoitetilan kuvaus ja yhteenveto. Työpajojen välillä oli myös välitehtäviä, joita työstettiin Teamsissa. Halusimme selvittää, mikä toimii ja mikä pitää säilyttää, emme vain kirjata kehityskohteita ja puutteita. Havaintojen dokumentointi ja analyysi oli tärkeässä roolissa. Dokumentointiin on helppo palata ja työpajoissa esitettyjä ideoita on helppo työstää, kun ne on kirjattu ylös. Teimme työpajojen dokumentaation ja havaintojen pohjalta myös yleisiä suosituksia etenemiseen, esimerkiksi omistajuuksien määrittämiseen ja tapaan viedä isoa kehittämissalkkua eteenpäin.
Intuitioon luottaminen tarkoittaa mm. sitä, että etukäteen ei voi eikä kannata suunnitella yksityiskohtaisesti kaikkea.
Jenni Rissanen, Paju
Vaikka vaiheet olivat ennalta tiedossa, työpajojen työskentelyn yksityiskohdat syntyivät matkan varrella havaintoihin ja myös intuitioon pohjautuen. Syyskuussa ei suoraan sanoen ollut tarkkaa suunnitelmaa siitä, mitä joulukuun työpajassa tapahtuu. Kun joulukuu koitti, meillä oli työpajaan selvät sävelet ja Piirteen tyylikkäästi visualisoimat luonnokset käytössä. Visualisoinnin hyödyntäminen tuli ideana mukaan kesken projektin. Kun malttaa pitää intuitiolle silmät ja korvat auki eikä lukkiudu liiaksi alkuperäiseen suunnitelmaan, voi saada hyviä ideoita, jotka johtavat parempiin lopputuloksiin.
Miten taitavasti Merja osasi poimia työpajojen muistiinpanoihin keskusteluista oikeat asiat, vaikka aihe oli osin varsin spesifiä sähköverkkoasiaa!
Sami Viiliäinen, SVV
Tulokset
Erityisen hienoa oli nähdä, miten SVV:n eri tehtävien asiantuntijat ylintä johtoa myöten lähtivät kehittämiseen mukaan! Työpajoja ja tapaamisia vaihtelevilla kokoonpanoilla oli 10. Tämä on suuri ajallinen panostus kehittämiseen. Se kuitenkin koettiin hyväksi ja hedelmälliseksi. Työpajat tarjosivat mahdollisuuden tiedon jakamiseen ja keskusteluihin, mikä auttaa tiekartan toteuttamisen seuraavia vaiheita. Tässä projektissa kokoontuminen live-työpajoihin oli erityisen tärkeää. Keskustelut ja aiheeseen keskittyminen vei prosessia aidosti eteenpäin.
Moneen kertaan yllätyin miten hyvin ja helposti työt etenivät.
Tuomas Mönkkönen, SVV
Projektin lopputuloksena haluttiin aidosti näkemystä SVV:n toiminnan muutostarpeisiin. Näitä ei olisi ollut mahdollista ratkaista yhdessä tai kahdessa työpajassa. Useampi yhteinen kohtaaminen, välitehtävät ja monen kuukauden läpimenoaika auttoi kypsyttämään ajatukset. Lopulta iso porukka oli yllättävän yksimielinen siitä, mitkä ovat tärkeimmät tiekartalle nostettavat asiat. Yksi projektin tavoite oli sitouttaa henkilöstö muutokseen, ja tässä onnistuttiin.
Tiekarttaprojektiin osallistuneilta tuli positiivista palautetta ja haluamme jatkaa Pajun kanssa yhteistyötä jatkossakin.
Tuomas Mönkkönen, SVV
Ota yhteyttä, jos kaipaat tukea omaan kehitysprosessiin!
Opimme matkan varrella myös sen, että kun Pajulle verkosto tarkoittaa mm. sidosryhmiä, niin sähköverkon kanssa päivittäin toimiville verkosto voi tarkoittaa jotain ihan muuta!
Merja Tuomainen, Paju