Merja ja Jenni keskustelivat strategiatyöhön liittyvistä ajatuksista ja kokemuksista Pajun insta-livessä 12.1.2024. Löydät tallenteen instagram-tililtämme ja nostoja tästä blogista.
Pajussa emme tee strategiakonsultointia siinä mielessä, että tekisimme kenellekään strategian valmiiksi tai että tarjoaisimme varmaa tietoa siitä, miten jollain toimialalla kannattaisi toimia. Sen sijaan olemme hyvin innostuneita tukemaan osallistavaa strategiatyötä, missä viisaus ja etenemisen askeleet löytyvät tiimin sisältä. Tästä työstä olemme saaneet myös asiakkailtamme hyvää palautetta.
Mitä strategiatyöllä tai strategiaprosessilla tarkoitetaan?
Ensinnäkin olemme halunneet purkaa mystisyyden verhon strategian edestä. Strategia on kartta, se kertoo minne yritys on menossa ja millaista reittiä sinne pyritään pääsemään. Strategia syntyy tiedon keräämisen, keskusteluiden ja päätösten kautta. Strategian tekemiseen ei tarvita velhoja eikä supervoimia. Strategian luomiseen tarvitaan ihan tavallisia ihmisiä, etenemisen raamit ja joku, joka johtaa työskentelyä.
Ihmiset tekevät strategian.
Miten strategiaprosessin voi vaiheistaa?
Yleensä lähdetään liikkeelle nykytilan arvioinnista: tunnistetaan vahvuudet, kehittämiskohteet ja tavoitteet. Arvioinnissa otetaan huomioon toimintaympäristö, asiakkaat sekä organisaation toiminta. Rehellisyys ja kriittinen näkökulma tuo parhaat tulokset: omia ajatuskuplia on hyvä rikkoa mahdollisimman monin eri tavoin.
Tulevaisuuden osalta lähdetään pohtimaan ja sanoittamaan, miten asiat voisivat olla. Kuinka halutaan palvella ja auttaa asiakkaita? Miten kannetaan vastuuta ympäristöstä ja yhteiskunnasta? Miten varmistutaan, että yrityksen tulevaisuus on kannattava?
Keskusteluiden pohjalta priorisoidaan tärkeimmät asiat ja kirkastetaan tavoitteet sellaiseen muotoon, että niistä on helppo viestiä sisäisesti ja ulospäin.
Käytännössä työskentely kannattaa jakaa useamman viikon ajalle. Mitä enemmän ihmisiä mukana, sitä enemmän kalenteriaikaa tarvitaan.
Miksi henkilöstöä ja asiakkaita kannattaa ottaa mukaan strategiatyöhön?
Viisaus ei koskaan asu vain yhden tai kahden ihmisen päässä, hyvin ohjatulla osallistavalla prosessilla päästään merkittävästi parempiin tuloksiin. Voi hyvin olla niin, että esimerkiksi yrityksen omistajalla on tiettyjä tavoitteita, mitkä ohjaavat strategian luomista. Osallistamalla henkilöstöä löydetään erilaisia keinoja päästä tavoitteisiin ja saadaan käytyä keskusteluja, joiden kautta tahtotilaa voidaan perustella ja pohjustaa.
Ajattelemme, että strategiatyötä ei kannata tehdä ollenkaan, jos siihen ei ota mukaan henkilöstöä ja asiakkaiden näkökulmaa.
Strategian vieminen arkeen helpottuu, kun valmistelussa on mukana laajempi joukko ihmisiä.
Miten voi katsoa kauas? Miten saada strategiaprosessiin jotain uutta?
Fasilitointi eli tiimin työskentelyn ohjaaminen auttaa vauhtiin myös sellaiset henkilöt, joilla ei ole kokemusta strategiatyöstä. Useinhan on niin, että johdolle strategian päivittäminen ja työstäminen on business as usual, mutta osa henkilöstä saattaa olla aiheen äärellä ensimmäistä kertaa.
Osallistavat menetelmät auttavat saamaan kaikkien näkökulmat esiin ja kaikkien äänen kuuluviin. Osallistamisessa voidaan käyttää mm. LEGO SERIOUS PLAY -menetelmää sekä lukuisia muita tapoja saada ihmiset innostumaan. Osallistamisen lähtökohtana on lähityöskentely. Välitapaamisia voidaan hoitaa myös etänä, mutta ideointiin ja keskusteluun suosittelemme lämpimästi lähitapaamisia.
Oman ajattelun kuplia voi venyttää mm. asiakkaiden ja sidosryhmien haastatteluilla ja kutsumalla vieraspuhujia omalta tai toiselta toimialalta. Nämä työskentelytavat ovat saaneet hyvää palautetta projekteissamme.
Mikä strategiaprosessissa on tärkeää?
- Aika: työpajojen välillä pitää olla aikaa välitehtäville ja ajatusten kypsymiselle.
- Dokumentaatio: hyvään dokumentaatioon kerätään ideat ylös, jotta niihin voi palata myöhemmin.
- Ryhmittely, analysointi: pelkän ideoiden kirjaamisen lisäksi on tärkeää myös ryhmitellä ja analysoida työpajojen ideoita ja havaintoja. Ulkopuolinen asiantuntija on usein neutraali osapuoli tekemään tätä.
- Ulkopuolinen fasilitaattori ja asiantuntija osaa tehdä kysymyksiä, joita sisältä ei välttämättä herää. Ulkopuolinen auttaa kyseenalaistamaan itsestäänselvyyksiä ja myös näkemään mahdollisuuksia, jotka eivät sisältä päin näytä niin ilmeisiltä.
- Vastuut ja roolit: vaikka kannustamme osallistamaan ihmisiä laajasti strategiatyöhön, on tärkeää, että prosessilla on selkeästi määritellyt vastuuhenkilöt, jotka vievät prosessia ja sovittuja toimenpiteitä eteenpäin.
Miten strategia saadaan vietyä arkeen?
Kun henkilöstöä on osallistettu alusta asti, arkeen vieminen helpottuu. Ihmisten on myös helpompi sitoutua tehtyihin päätöksiin ja linjauksiin, kun ovat olleet mukana tekemässä päätöksiä.
Priorisoitu toimintasuunnitelma auttaa viemään strategian teoiksi. Sen avulla määritellään, mitä lähdetään viemään eteenpäin.
Viestintä on tärkeässä roolissa. Viestintää strategiasta pitää kuulua eri johdon tasoilta niin, että jokainen työntekijä ymmärtää, mitä strategia hänen työnsä näkökulmasta tarkoittaa. Prosessiin osallistuneiden on helppoa kertoa kollegoille strategiasta, kun he ovat olleet mukana sitä työstämässä.
Visualisointi auttaa viestinnässä. Teemme yhteistyötä mm. Piirteen ja Rouva Mustan kanssa. Visualisointia voi hyödyntää sisäisessä ja ulkoisessa viestinnässä. Strategiasta usein onkin sisäinen versio, missä painotetaan tiettyjä asioita ja ulkoinen versio, mistä voidaan viestiä julkisesti.
Millaista apua on tarjolla?
Ulkopuolinen asiantuntija ja fasilitaattori toimii vastuuhenkilön työparina. Työpajat ja työskentely suunnitellaan yhdessä. Itse työpajassa vastuuhenkilö voi osallistua työskentelyyn kuten muutenkin, työpajan vetovastuu on fasilitaattorilla. Työpajan jälkeen vastuuhenkilö saa dokumentaation ja etenemisehdotukset käyttöönsä ja ryhmälle jaettavaksi. Kaikkea ei tarvitse tehdä itse.
Löydät sivuiltamme esimerkkejä referenssejä: mm. Ponssen varaosalogistiikan strategiatyöpajojen tarinan sekä Savon Voima Verkon casen, missä tehtiin olemassa olevan strategian toteuttamiseksi roadmap.
Jos voimme auttaa sinua, tavataan Teams-tapaamisessa ja jutellaan lisää.