Loading...

Huolellisuus ja IT-toimitussopimus – ei hyödytä olla oikeassa, jos ei voi osoittaa sitä

Home / Ajankohtaista / Huolellisuus ja IT-toimitussopimus – ei hyödytä olla oikeassa, jos ei voi osoittaa sitä

Kauppakamarin HHJ-kurssilla keskusteltiin tänä keväänä paljon vahingonkorvausvastuista ja huolellisuusvelvoitteen täyttymisestä ja olennaisesti tarpeesta näyttää huolellinen toiminta toteen. Tässä blogissa kerron, miten IT-projektissa voidaan täyttää IT-toimitussopimuksen huolellisuusvelvoitteet ja helpottaa tilanteita, joissa joudutaan selvittämään vastuu- ja korvauskysymyksiä. Asiaa lähestytään konkretian ja käytännön kautta, ei niinkään juridiikan näkökulmasta.

Hyvä hallitustyö -kirjassa todetaan, että osakeyhtiöoikeudellista vastuuta arvioitaessa vahinko katsotaan aiheutetun tuottamuksesta, jollei menettelystä vastuussa oleva osoita menetelleensä huolellisesti. Business judgement rule -periaatteen mukaisesti kuitenkin liiketoiminnallisesti epäonnistunut päätös ei johda korvausvelvollisuuteen, mikäli päätös on perustunut olosuhteisiin nähden asianmukaisiin selvityksiin ja objektiiviseen harkintaan. Päätöksenteossa on hankittava asianmukainen informaatio ennen päätöksen tekemistä.

Mitä on huolellisuus IT-projekteissa?

Perustan luovat projektin työskentely- ja ohjausmenettelyt:

  • Tavoitteet ovat selkeät: onnistumista ja maksatuksia tarkastellaan hyväksymiskriteerien ja mittareiden täyttymisen kautta, ei tehdyn työpanoksen kautta
  • Projektisuunnitelma on elävä, ajantasainen ja yhdessä laadittu dokumentti
  • Palaverien asialistat, materiaalit ja muistiot dokumentoituina ajallaan ja kattavasti
  • Tehdyt päätökset perusteineen on dokumentoitu
  • On olemassa valmiit toimintamallit poikkeus- ja muutostilanteiden käsittelyyn

Toimintamallit ovat kuin rakennuksen perusta. Mitä niiden päälle rakennetaan, on projektiin osallistuvista ihmisistä kiinni. Huolellisuus on sitä, että ei jätetä asioita hoitamatta ja myös sitä, että mahdolliset epäselvyydet selvitetään ennemmin eikä myöhemmin. Projekteissa unohtuu usein tuo inhimillinen puoli – millaisia tuloksia voi odottaa, jos esimerkiksi tavoitteellistaminen, kommunikointi, viestintä ja johdon antama tuki ovat puutteellisia?

Etenkin projektiohjauksella ja ohjausryhmätyöskentelyllä yleisesti ottaen on keskeinen merkitys.

Jos 20 hengen projektiryhmässä kukin antaa hommaan 80-prosenttisen panoksensa, onko lopputulos silloin 1-prosenttinen?

Miten voit tukea projektissasi huolellisuuden toteutumista?

  • Edellytä sovituissa toimintamalleissa pysymistä, vaikka se saattaa ajoittain tuntua tarpeettomalta, jäykältä tai aikaa vievältä
  • Saata sopimus- ja sisältömuutokset aina kirjalliseen muotoon
  • Dokumentoi palaverit, kokoukset ja päätökset ja varmista, että em. vastuista on selkeästi sovittu RACI- tms. taulukossa projektisuunnitelmassa
  • Järjestä jokaiselle projektiin osallistuvalle perehdytys toimintamalleihin sekä sopimus- ja projektisuunnitelmasisältöön
  • Korosta epäselvyyksiä koskevaa mentaliteettia – jos jokin asia ei ole selvä, se on epäselvä
  • Palauta sopimussisältö aina projektiryhmän mieleen kunkin projektin vaiheen alkaessa ja päättyessä
  • Edellytä ohjausryhmältä säännöllistä seurantaa ja asianmukaista käsittelyä hyväksymispisteille, hyväksymiskriteereille sekä maksuposteille
  • Kirjauta ohjausryhmän muistioon myös projektin ongelmakohdat, myös silloin kun ne eivät ole vielä vakava-asteisia

Huolellisuutta arvioidaan usein vasta jälkikäteen, kun jotain on sattunut ja on aika etsiä syylliset ja löytää maksaja.

Huolellisuutta arvioitaessa ei auta, jos asioita on sovittu ovensuussa, hississä, automatkalla tai dokumentoimattomassa palaverissa. Se auttamatta on vahvin, jolla on kirjalliset näytöt omasta kannastaan, omasta huolellisuudestaan. Jälkeenpäin asioita selvitettäessä ainoa fakta ovat kirjatut asiat. Muu keskustelu on käytännössä vain joukko mielipiteitä, joilla ei ole juridista painoarvoa.

Kun seuraavan kerran huokailuttaa kirjoittaa kattavaa muistiota projekti- tai ohjausryhmäpalaverista, mieti paljonko sen puuttuminen tai puutteellisuus voi yrityksellesi tai organisaatiollesi maksaa. Kun seuraavan kerran katselmoit kokouspöytäkirjaa tai muistiota, mieti pääsetkö sen avulla ”sisälle kokoukseen” ja siellä tehtyihin päätöksiin taustoineen, jos dokumenttiin tarvitsee palata vaikkapa puolen vuoden kuluttua?

Me Pajulla tunnemme IT-projektit ja autamme digihankkeiden tilaajia ohjausryhmävalmennuksen sekä projektipäällikkösparrauksen keinoin.

 

Lähteet:

Erma, Juhani & Rasila, Tommi & Virtanen, Olli V.: Hyvä hallitustyö. 6. uudistettu painos, 2017

Karppinen Jari (2014). Mitä hallituksen huolellisuusvelvoite tarkoittaa? Haettu 22.5.2018