Loading...

Onnistu IT-hankkeen projektisuunnittelussa

Home / Yleinen / Onnistu IT-hankkeen projektisuunnittelussa

Kun organisaatio päättää digitalisoida prosessejaan, se käynnistää IT-käyttöönottoprojektin. Projektin vetovastuuseen etsitään yleensä henkilö omasta organisaatiosta. IT-hankkeiden vetäminen projektipäällikön roolissa on harvoin kenenkään päivätyötä, omat vastuualueet löytyvät jostain ihan muualta: henkilöstön, myynnin, talouden tms. parista. Moni vasta nimitetty projektipäällikkö kaipaakin vinkkejä ja tukea projektisuunnitteluun liittyen. Luettuasi tämän blogin saat vinkkejä IT-käyttöönottoprojektien erityispiirteistä, jotka projektisuunnittelussa on otettava huomioon. Halutessasi saat Pajulta käyttöösi IT-hankkeen projektisuunnitelman mallipohjan ja voit hyödyntää projektipäällikölle kohdennettua sparrauspalveluamme.

Projektisuunnitelma työstetään yhdessä toimittajan projektipäällikön kanssa. Hyvä projektisuunnitelma auttaa selventämään kokonaisuutta ja odotuksia molempien näkökulmasta.

Tilaajan kannattaa kuvata projektisuunnitelmaan seuraavan asiat:

  • keskeiset liiketoiminnan käsitteet, joita toimittaja tuskin tuntee syvällisesti
  • yhteistyön periaatteet – millaista yhteistyötä tilaaja toivoo toimittajalta
  • milloin voidaan sanoa että projekti on onnistunut?
  • mikä on pakollista ja tärkeintä saavuttaa? mitkä ovat toissijaiset tavoitteet?
  • mitkä mittarit ovat käytössä tulosten arvioinnissa? (esim. prosessin automaatioaste prosentteina, kriittisen toiminnon läpimenoaika)
  • mitkä ovat em. mittareiden tavoitearvot ja miten ne mitataan?
  • oman ydinryhmän roolit ja vastuut sekä oleelliset tiedot organisaatiokaaviosta

Em. asioiden selventäminen auttaa toimittajaa ymmärtämään kokonaisuutta ja tilaajan näkökulmasta se toimii eräänlaisena vakuutuksena – vältytään tyypillisiltä tilanteilta, joissa toimittaja osittain täysin oikeutetustikin sanoo, että ei voinut jotain asiaa millään tietää ja perustelee lisäkustannuksia sillä.

Tavoitteet ja mittarit (sekä niihin liittyvät kaupalliset vaikutukset) pitäisi toki ihannetilanteessa kiinnittää jo sopimusneuvotteluvaiheessa, mutta usein ne tarkennetaan konkreettisiksi vasta projektisuunnitteluvaiheessa – valitettavan usein niitä ei tarkenneta kunnolla koskaan.

IT-toimittajalta pitää puolestaan edellyttää seuraavien asioiden selventämistä projektisuunnittelun tueksi:

  • viitetietoa aiemmista vastaavista projekteista, paljonko niissä tilaajaorganisaatio on yhteensä käyttänyt työaikaa seuraaviin:
    • käyttöönottoprojektissa projektipäällikön ja projektiryhmän tehtäviin + läpimenoaika
    • migraatiotulosten tarkastamiseen
    • integraatioiden testaamiseen
    • hyväksymistestaukseen
    • henkilöstön kouluttamiseen (koulutusten pitäminen ja valmistelu) ja paljonko koulutettavaa henkilöstöä on ollut
  • miten toimittaja varmistaa, että projektien osa-alueiden välillä tiedonkulku on järjestetty (siiloutumisen välttäminen ja end-to-end -prosessinäkökulma, joissa olevat puutteet usein luovat virheitä ja niiden selvittäminen vaatii myös tilaajalta lisäresurssia ja ylimääräistä työtä)

Usein tilaajalle tulevat yllätyksenä:

  • datamigraatioiden vaatima aika ja kustannus: kolmansien osapuolien kanssa sovittava hyvissä ajoin etukäteen pois jäävän / jäävien järjestelmien datapoiminnoista ja migraatiotyön aikana annettavasta tuesta, jotta ei jouduta kiireen vuoksi hyväksymään usein odottamattoman suuria kustannuksia.
  • datamigraatiotulokset, mikäli migraatioprosessi vedetään liian IT-lähtöisesti – liiketoiminnot ja tukitoiminnot oltava päätöksenteossa mukana (esim. rajaukset).
  • integraatioiden määrittelyyn ja eri osapuolten välisten käytännön asioiden sopimiseen kuluva aika: on suositeltavaa, että projektissa sovitaan työskentely järkevästi niin ettei tilaaja joudu toimimaan tulkitsijana ja keskusneitinä eri järjestelmätoimittajien välillä ja samalla ottamaan liki täyden vastuun integraatiomäärittelyjen onnistumisesta.
  • testauksen vaatima aika, esimerkiksi eräässä suuressa ERP-projektissa jokainen testaaja käytti lopulta 20 – 25 htp aikaa testaukseen.
  • tuotantokäytön stabiloinnin vaatima aika – kuukausi ei riitä, kvartaali on lähempänä totuutta.
  • miten vahvasti vanhoissa toimintamalleissa ja vanhan järjestelmän käyttötavoissa halutaan pysyä, kun pitääkin muuttua – onko projektin ohjaus kunnossa ja siellä riittävästi tahtoa ja keskeisiä henkilöitä tekemään vaikeat päätökset?

Lista voi herättää ahdistusta, mutta projektisuunnittelussa on se antoisa puoli, että projekti on vielä edessäpäin ja on juuri oikea aika selvittää nuo asiat.

Jos tarvitset IT-hankkeen projektisuunnitelman mallipohjaa, ota yhteyttä sähköpostilla, niin saat sen veloituksetta käyttöösi.

 

 

Merja Roponen

040-7346015

merja.roponen@pajuconsulting.fi 

Merjalla on 15 vuoden kokemus IT-hankkeiden läpiviennistä sekä 10 vuoden kokemus liiketoimintajohtajan tehtävistä.

Merjan missiona on tuoda tämä tietämys IT-projekteissa tilaajan käyttöön ja tarjota projektien ohjaukseen konkreettisia toimintamalleja ja materiaaleja, jotka auttavat ennakoinnissa, budjetin ja aikataulun pitämisessä sekä käyttöönottoprosessin onnistumisessa.