Sopimuksia aletaan monesti rapistella esiin, kun joku asia on jo mennyt jollain tapaa pieleen. Sopimuksia tehdään tilanteessa, jossa ei ole vielä kuljettu yhteistä matkaa osapuolten välillä eikä ole käytännön kokemusta sopimuksen soveltamisesta. Neuvotteluja ehdoista ja vastuista käydään ja saadaan sopijapuolten näkökulmasta hyväksyttävä lopputulos aikaan. Sopimus allekirjoitetaan ja yhteistyö alkaa.
Isommissa yhteistöissä sopimukset neuvotellaan johdon tasolla ja niissä käytetään alan parhaita käytäntöjä ja yleisiä malleja hyödyksi. Sopimus on ”paperilla hyvä”. Sopimusprosessiin pitäisi ottaa vaihe, jossa tarkastetaan pystyvätkö sopimusta arjessa hyödyntävät tahot toimimaan sopimuksen puitteissa. Onhan kaikki varmasti selvää, löytyyhän heidän kysymyksiinsä sopimuksesta vastaus? Suosittelen, että sopimuspakettiin tehtäisiin katselmointi yhteisesti ja puhuttaisiin ja sanoitettaisiin auki, miten sopimuksen mukaan asioita tehdään käytännön tasolla.
Otetaan esimerkki. On tehty sopimus ohjelmistoprojektista ja siihen liittyvistä palveluista. Tilaajan ja toimittajan projektipäälliköt ovat vastuussa siitä, että sovittu työ ja tavoite saadaan tehtyä. He tietävät omalla kokemuksellaan millaiset asiat yleensä projekteissa aiheuttavat hankaluuksia: epäselvät vastuut tai pohdinta, onko joku työ laskutettavaa vai eikö se ole ja miksi.
Hyvää kumppanuutta ja yhteistyötä rakentaa, kun sopimuksen tarkastelu tehdään yhdessä ja oikeaan aikaan: ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Sopimusprosessiin pitää liittää tämä vaihe, jossa konkreettisten arjen kysymysten kautta tarkistetaan, että löytyyhän sopimuksesta kysymykseen yksiselitteinen vastaus. Jos ei löydy, sopimus on puutteellinen. Jos vastaus löytyy, mutta se tulkitaan kuitenkin eri tavalla, on tarve täsmentää sopimusta ja sen tulkintaa.
Tyypillinen tapa on ainakin oman kokemukseni mukaan se, että molemmissa leireissä erikseen luetaan sopimusta ja kommentoidaan sitä, ja annetaan neuvottelupöytään terveisiä tarkennustarpeista. Ja valitettavan usein sopimus luetaan ja katselmoidaan, mutta sen sisältöä ei pysähdytä oikeasti ajattelemaan.
Onko tarvetta päivittää sopimusta?
Yhtä tärkeää on tarkistaa sopimuksen yhteistä tulkintaa säännöllisin väliajoin. Oikeastaan heti siinä kohti kun tuntuu, että jokin asia vaivaa ja on tunne siitä, että asiat eivät nyt oikein mene kuten pitäisi tai odotusten mukaisesti. Joskus päädytään neuvottelemaan uusi sopimus, joka vastaa kohdattuihin haasteisiin. Ja myös sopimusta uudistettaessa pitää malttaa pysähtyä tarkistamaan, osataanko sen mukaan toimia.
Yhteenveto
- Ennen sopimuksen allekirjoittamista, antakaa tehtävä sopimusta arjessa käyttäville tarkistaa, löytyykö heidän kysymyksiinsä sopimuksesta vastaus
- Puhukaa auki ja sanoittakaa yhteinen käsitys sopimuksen tulkitsemisessa arjen tasolla = yhteiset pelisäännöt
- Täsmentäkää sopimusta em. perusteella – epäselvät asiat selviksi
- Varmistakaa yhteinen täsmennetty ymmärrys pelisäännöistä ja tulkinnoista
- Allekirjoitus
- Sopimuksen esittely ja käytännön soveltamisohjeen läpikäynti – pelisäännöt kaikille tutuiksi
Tarvitsetko kumppania sopimuskeskusteluihin?
Pajussa autamme yrityksiä muutoksessa. Lakineuvontaa emme tarjoa, käytännön kysymyksiin liittyen meillä on paljon kokemusta ja osaamista. Voimmeko auttaa sinua onnistumaan?
