”Erittäin puutteellinen määrittely ja määrittelyjen tekeminen vauhdissa koittaen pitää ns. juna raiteilla.”
Näin eräs Pajun Instagram-seuraaja kuvasi pieleen mennyttä IT-projektia. Tämä kuvaa hyvin yhtä projektiepäonnistumisten keskeistä juurisyytä: ei ole keskusteltu, sovittu eikä dokumentoitu riittävän hyvin miksi projekti on tärkeä ja mitä tuloksia tavoitellaan.
Kun on tarve, loistava idea ja toteutusintoa, kannattaa malttaa hetki ja keskustella projektin tavoitteista.
Tämän blogin lukemalla saat ideoita projektin valmisteluvaiheeseen sekä työkalun, jonka avulla voit tiivistää mistä projektissa on kyse ja miksi se on tärkeä.
Tarkka tavoite on hyvin vaikea määrittää, olemme aivan uuden äärellä: aloita tästä!
Jos tuntuu vaikealta ellei mahdottomalta määrittää tarkkaa projektin tavoitetta, ollaan todennäköisesti aivan uuden äärellä. Tällaisessa tilanteessa palvelumuotoilun menetelmät ovat hyödyksi. Tällöin on hyvä ottaa pari askelta taaksepäin ja keskittyä konseptiin ja keräämään lisätietoa, jolla tavoitteen sanoittaminen onnistuu.
Palvelumuotoilun menetelmin voidaan mm. tarkentaa kohderyhmätietoa sekä kerätä ymmärrystä toimintaympäristöstä. Tämän vaiheen jälkeen projektimuotoinen kokeilu (pilotointi) tai täysimääräinen projektointi on paljon helpompaa.
Voitte miettiä aluksi esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:
- Mitä halutaan saada selville, mistä haluamme tietää lisää?
- Keneltä tietoa tarvitsee kerätä?
- Mitä tahoja projektiin liittyy, miten huomioida ja sitouttaa näitä tahoja?
Tavoite tuntuu selkeältä asettaa, mutta sitä ei ole vielä kuvattu: etene näin!
Jos ollaan ns. tutummalla maaperällä, on helpompi mutta silti erittäin tarpeellista kirjata ylös mm. projektin tavoitellut hyödyt ja tavoiteaikataulu. Voit hyödyntää työpohjaa, kun tiivistät ja viestit projektin tärkeydestä ja sisällöstä.
Keskustele ja kirjaa ylös mm. seuraavat näkökulmat:
- Mikä on projektin tavoiteltu lopputulos: mistä tiedämme, että projekti on menestys? Mitä muuttuu toiminnassa?
- Projektin ajoitus: milloin on oikea aika aloittaa projekti ja miten tärkeä se on suhteessa muihin projekteihin? Jos on liikaa projekteja menossa samanaikaisesti, projektien onnistumisen mahdollisuudet heikkenevät olennaisesti.
- Kustannustietoisuus sekä toteutuksen palastelu osatavoitteisiin: Miten paljon työaikaa pystymme käyttämään projektiin? Mitä investointeja ja ostopalveluita tarvitaan? Mitä on tärkeintä saavuttaa ensin, mikä on toissijaista?
Lue myös Harvard Business Reviewn artikkeli 6 questions to ask before starting a big project.
Kaipaatko sparraajaa?
”Kenelle ollaan tekemässä? Aina, kun tehdään, tulee tutustua heihin, kenelle ja kenen kanssa tehdään. Tämä ymmärrys tulee koota ja siitä tulee viestiä. Autan mielelläni kerätyn asiakasymmärryksen sekä palvelumuotoilun työkalujen hyödyntämisessä.”
– Mariia Hämäläinen
”Autan priorisoimaan ja kohdentamaan markkinointitoimenpiteitä sekä uusien palveluiden tuotteistusta. ELYn tukemilla konsultointipäivillä saat asiantuntijan erityisen edullisesti avuksesi.”
– Jenni Rissanen
“Mielestäni onnistuneet projektit lähtevät selkeästä ja yhteisesti sovitusta tavoitteesta. Autan asiakkaita onnistumaan projekteissa ja sparrailen mielelläni mm. projektin tavoiteasetannan ja suunnittelun teemoista. IT-alan kokemusta hyödynnän auttamalla asiakkaita kilpailutuksissa, tarjousten vertailuissa sekä varsinaisen projektin toteutusvaiheessa.”
– Merja Roponen
