Tämän blogin lukemalla saat ideoita projektin valmisteluvaiheeseen sekä työkalun, jonka avulla voit tiivistää mistä projektissa on kyse ja miksi se on tärkeä.
Vaihe 1: kokonaisuuden hahmottaminen
Jos tuntuu vaikealta ellei mahdottomalta määrittää tarkkaa projektin tavoitetta, ollaan todennäköisesti aivan uuden äärellä. Kun johonkin liittyy epävarmuuksia ja oletuksien riski on vahva, tarvitaan keskustelua ja yhteistyötä. On hyvä ottaa pari askelta taaksepäin ja keskittyä keräämään lisätietoa, jolla tavoitteen sanoittaminen onnistuu. Tavoitteesta on ylipäätään oltava yhteinen näkemys.
Yleinen organisoituminen, sidosryhmien ja riippuvuuksien tunnistaminen ja yhteisen ymmärryksen saavuttaminen ovat tärkeimpiä asioita. Projektin aloitusvaiheessa tiedonjano on valtava ja kysymyksiä satelee: mitä tapahtuu, milloin, kuka, ketkä.. On tervettä myös puhua asioista, joista ei tiedetä. Ensin on löydettävä oikeat kysymykset, joilla kokonaisuus alkaa hahmottua.
Kartoita ensin tietoja kyselyllä ja/tai ennakkokeskusteluilla:
- Mitä tuloksia odotetaan, mikä on tärkeintä saavuttaa?
- Mitä vahvuuksia meillä on?
- Mitkä asiat tuntuvat eniten epäselviltä?
- Mitä sidosryhmiä tai muita projekteja tähän projektiin liittyy?
Valmistele sen jälkeen tilaisuus, jossa käydään em. asiat läpi. Osaan asioista todennäköisesti on jo vastauksia, mutta tieto ei ole vain saavuttanut kaikkia tarvittavia tahoja. Osa asioista on epäselviä, ja niiden osalta pitää valmistella ehdotus, miten epäselvää asiaa lähdetään selkiyttämään.
Samalla on hyvä sopia jatkosta – mitä säännöllisiä info- ja työskentelytilaisuuksia tarvitaan ja ketkä osallistuvat mihinkin.
Vaihe2: tavoitteen ja riippuvuuksien sanoittaminen
Projektin tavoite, riippuvuudet ja suurimmat riskit ovat yleisasioita, jotka pitää pystyä tiivistämään jo projektin alkuvaiheessa. Voit hyödyntää työpohjaa.
Työpohjassa on seuraavat osiot:
- Miksi projekti on tärkeä? Mitä uutta ja parempaa halutaan saavuttaa? Mistä haluamme eroon?
- Mikä on projektin prioriteetti, myös suhteessa muihin menossa oleviin projekteihin? Milloin tuloksia tavoitellaan?
- Millaista osaamista projektiin tarvitaan? Keitä henkilöitä ja yhteistyökumppaneita tarvitaan mukaan?
- Mitä sidosryhmiä täytyy huomioida ja miten? Keihin projekti vaikuttaa ja miten?
- Mitä keskeisiä riskejä projektiin liittyy? Mikä on niiden todennäköisyys (1-5), mikä vaikuttavuus (1-5)?
- Mikä on projektin budjetti (investoinnit, oma työ, tilattu työ jne.)?
Projektipäällikön tehtävä ei ole tietää ja osata kaikkia em. asioita. Projektipäällikön tehtävä on kerätä oikeat ihmiset yhteen käymään tärkeät asiat läpi ja luoda yhteinen näkemys. Tämä osuus on haastava ja tärkeä, siksi ei kannata hätkähtää, jos kierroksia tarvitaan useampi. Malttaminen tässä vaiheessa auttaa jatkossa, ja antaa hyvin erilaisiin projektin vaiheisiin arvoa – on helppo palauttaa mieleen, mitä ja miksi olemme tekemässä. Ja etenkin, mihin keskitymme.
Lue myös Harvard Business Reviewn artikkeli 6 questions to ask before starting a big project.
Kaipaatko sparraajaa?
Ota meihin yhteyttä.
Haluatko saada postia uusimmista blogipostauksista? Pajun uutiskirje lähetetään noin kuukauden välein
