Meitä pyydettiin pitämään puheenvuoro, jossa jakaisimme käytännön vinkkejä onnistuneisiin projekteihin. Jokainen projektien kanssa työskentelevä kyllä tietää projektimalleista, riskeistä ja yleisen projektiorganisoitumisen asioista. Ne ovat ehdottoman tärkeitä asioita. Tällä kertaa halusimme puhua ihmisistä, odotuksista, oletuksista ja vahvuuksista.
Tässä blogissa on muutamia vinkkejä tilanteisiin, joihin projekteissa yleensä päädytään. Teksti on kirjoitettu projektipäälliköille, jotka ovat monenlaisten odotusten kohteena. Projektipäällikkö saa vaatimuksia eri puolilta ja välillä tuntuu, että projektipäällikön pitäisi olla yli-ihminen. Mitä projektipäällikkö voi vaatia myös muilta? Mitä projektipäällikön pitää osata tehdä tilanteen ja itsensä rauhoittamiseksi?
1. Oletko varma mitä sinulta tai projektiltasi odotetaan?
Projektia ohjaa yleensä jokin ryhmä. Se voi olla yrityksen johtoryhmä tai erillinen ohjausryhmä. Projektipäällikköä ja projektia auttaa, jos projektia ohjaava taho on keskenään yksimielinen siitä, mitä projektilta odotetaan.
Haastattelimme kerran alkavaan projektiin liittyen projektin ohjausryhmän jäsenet. Kävi ilmi, että he odottivat projektilta osin hyvin erilaisia tuloksia ja osin myös samoja tuloksia, mutta aivan eri aikavälillä.
Suosittelemme, että projektipäällikkö tekee tai teettää alkavalle projektille haastattelun tavoitteista. Ulkopuolinen apu voi olla monella tapaa järkevämpi, koska haastatteluissa monesti paljastuu kaikenlaista, mikä ulkopuolisen esille nostamana tulee vakavammalla otteella käsitellyksi. Ulkopuolinen myös usein havaitsee asioita, joita yrityksen sisältä ei huomattaisi.
2. Tuntuuko siltä, että yhteistyökumppani, toimittaja tai tiimiläinen ei toimi odotustesi mukaan?
Aivan aluksi on syytä pohtia rehellisesti, oletko edes sanoittanut odotuksiasi tai keskustellut niistä riittävästi. Kolikon kääntöpuoli unohtuu myös usein: onko sinulle projektipäällikkönä selvää, mitä sinulta odotetaan? Osapuolten välisistä odotuksista on keskusteltava ja ei riitä, että odotuksista jutellaan ainostaan projektin alussa. Odotuksista pitää keskustella matkan varrella ja huomioida se, että projektin edetessä tulee kokemusta ja näkemystä, jota alkuvaiheessa ei voi olla.
Projektissa on erilaisia vaiheita ja vaiheiden muuttuessa myös odotukset päivittyvät. Saattaa myös olla, että jossain vaiheessa kannattaisi tehdä kapulanvaihtoja ihmiseltä toiselle.
Voi olla, että olisi järkevää vaihtaa projektipäällikkö.
Jos projektipäällikön suuri vahvuus on saada ihmiset järjestäytymään ja määrittämään yhteiset tavoitteet, saattaa ilo ja into lopahtaa kun pitäisi jyystää projektin viimeisiä vaiheita ja kaikenlaisia yksityiskohtia. Ajatus siitä, että projektipäällikkö on hyvä kaikissa vaiheissa ja kaikissa asioissa on yhtä järjetön kuin se, että saman toimitusjohtajan pitäisi pystyä luotsaamaan yritystä startupista organisoituun kasvuun ja vakiinnuttaa toimintatavat.
3. Mitä jos tulee tunne, että asiat ovat menossa pieleen?
Intuitio laittaa polvilleen faktojen edessä aina uudelleen ja uudelleen. Ihminen on monimutkainen kapistus. Ja projektit ovat monimutkaisia kapistuksia siinä, että ihmiset pitää saada toimimaan hyvin yhteen. Joskus tulee tunne, että asiat eivät ole etenemässä oikeaan suuntaan.
Normaali tapa on jatkaa kuten tähänkin saakka. Ajatella, että kyllä ne asiat tästä hoituvat ja etenevät. Voi myös miettiä onko liian epäluuloinen tai väärässä.
Intuitio harvemmin on väärässä.
Näissä tilanteissa projektipäällikön pitää pystyä ottamaan aikaa hyvien kysymysten esittämiselle ja projektipäällikön pitää olla erityisen valmis kuuntelemaan. Projektipäälliköt ovat työssään hyviä sen takia, että he saavat asioita organisoitua ja asioita tapahtumaan. Projektipäälliköillä voi olla joskus luulo, että kaikki ongelmat pitää saada itse ratkaistua. Tai ylipäätään luulo, että ratkaisun on löydyttävä välittömästi. Projektipäällikön henkilökohtaisen kasvun aihe usein on se, että malttaa pysähtyä ja kuunnella, ja kysyä avoimia kysymyksiä. Projektipäällikkö voi käyttäytyä kuin haavoitettu villieläin – se voi vetäytyä omaan kuplaansa miettimään itse asioita, ettei lauma haista pelkoa. Mutta tiimihän on olemassa sen takia, että tiimi auttaa toinen toisiaan!
Projektipäällikkökin voi sanoa, ettei ole ihan varma miten kannattaisi jatkaa. Pitäisikö esimerkiksi organisoitua uudella tavalla, että projekti tästä eteenpäin sujuu? Projektipäällikön suurin virhe on hautautua asia-asioihin juuri silloin, kun hänen pitäisi pysähtyä ja kuunnella ihmisiä. Ratkaisut löytyvät yhdessä, projektipäällikön tehtävä on huolehtia että ratkaisujen pohtimiselle saadaan tiimiltä aikaa.
4. Miten rauhoitat itsesi, kun sinä ja projekti käytte kierroksilla?
Kuten edellä on todettu, projektipäällikölle asetetaan odotuksia monesta suunnasta. Projektipäälliköllä on oikeus tukeen projektin aikana. Tukea tarvitaan esihenkilöltä ja tukea voi pyytää myös kollegalta. Esimerkiksi jos on hankaluuksia saada projektissa viestintää toimimaan, voi pyytää avuksi kollegaa, jolle tämä on vahvuus. Ei tarvitse pärjäillä yksin. Lisäksi projektia ohjaavalla taholla on tärkeä rooli. Jos projektissa joudutaan tekemään esimerkiksi päätös, joka tulee aiheuttamaan varmuudella haasteita myöhemmissä vaiheissa, tarvitaan tukea. Projektipäällikön mieltä ei rauhoita se, että päätöksen on tehty joku muu taho, koska projektipäällikkö tietää, että joutuu ratkomaan myöhemmät ongelmat.
Projektipäällikkö voi odottaa ja myös vaatia hankalassa tilanteessa tukea ohjausryhmältä tai johtoryhmältä.
Tukea osoitetaan auttamalla viestinnässä ja perustelujen kertomisessa – on tärkeää avata miksi joku päätös on tehty. Ohjausryhmän rooli mielletään usein sellaiseksi, että siellä kysellään ja vaaditaan. Tukeva ja auttava toimenkuva voi unohtua, vaikka se olisi kaikkein tärkein rooli projektin onnistumisen kannalta. Jokaisen ohjausryhmän jäsenen tulisi kysyä itseltään, millä tapaa itse auttaa tätä projektia onnistumaan. Millä tavalla itse on luomassa olosuhteita onnistumiselle ja rakentamassa hyvää yhteistyötä ja vuorovaikutusta.
Lue lisää tavoitteiden asettamisesta
Lue lisää merkityksellisten mittareiden luomisesta
Voimmeko auttaa projektitiimiäsi onnistumaan?
Pajussa sparraamme ja valmennamme projektityön ammattilaisia. Uskomme, että hyvän systematiikan kuten projektimallien ja hyväksymispisteiden lisäksi tarvitaan ihmisten johtamisen taitoa. Kykyä kuunnella ja pysähtyä, uskallusta tehdä toisin.
Voimmeko auttaa sinua onnistumaan?
