Projektin käynnistysvaiheessa on tärkeää keskustella tiimin kanssa käytettävistä työkaluista ja viestintämenetelmistä. Konkreettisten tekojen ja ohjelmistojen lisäksi on syytä käydä keskustelua myös kunkin odotuksista ja toiveista, mennä pintaa syvemmälle. Tarjoamme työpohjan, jonka avulla tätä keskustelua on helpompi käydä.
Voit ladata työpohjan pdf-muodossa tästä. Sähköpostiosoitteita emme kerää.
Ohjeet työpohjan käyttöön:
- Työpohjan voi lähettää tiimiläisille etukäteen ennen yhteistä tapaamista. Suosittelemme keskusteluun läsnätyöskentelyä.
- Jokainen projektin jäsen valitsee itselleen kolme välttämätöntä ja kolme tärkeää asiaa työpohjan listalta. Priorisointi pakottaa valitsemaan itselle erityisen merkitykselliset asiat. Kaikkea ei voi valita – valitsematta jättäminen ei kuitenkaan tarkoita sitä, että jollain asialla ei ole merkitystä lainkaan.
- Kun valinnat on tehty, kukin tiimiläinen kertoo omista valinnoistaan. Projektipäällikkö voi pitää kirjaa valinnoista vaikkapa tukkimiehen kirjanpidolla.
- Tärkeimmistä asioista (välttämättömät, tärkeät) käydään tarkempi keskustelu: miten ne käytännössä toteutetaan tässä projektissa? Päätökset kirjataan lyhyesti ylös muistiin.
Esimerkkejä aiheista
- Projektin selkeä yhteys pidemmän aikavälin strategisiin tavoitteisiin
- Projektia koskevat selkeät tavoitteet ja odotukset
- Yhteinen visio ja innostus projektin lopputulokseen
- Yhteiset arvot ja projektin merkityksellisyys
- Selkeä aikataulutus ja tehtävien hallinta
- Projektin etenemisen ja tulosten seuranta
- Tehokas projektin talouden ja resurssien hallinta
- Riskien hallinta ja ennakointi
- Työn selkeä jakaminen ja roolitukset
Miksi käydä keskustelua projektin työtavoista?
Ymmärrys ja luottamus auttavat rakentamaan hyvää yhteistyötä ja saamaan aikaan parempia tuloksia. Vaikka projektissa olisikin koolla konkareita ja toisilleen tuttuja ihmisiä, on hyvä hetkeksi pysähtyä yhteisten toimintatapojen äärelle.
Yhteinen keskustelu auttaa myös rakentamaan oikealla tavalla palvelevia toimintatapoja yhdessä. Jokainen projektitiimin jäsen on omalta osaltaan vastuussa mm. onnistuneesta viestinnästä tai sovittujen työkalujen systemaattisesta käytöstä.
Tutustu projekti- ja hankepäälliköille suunnattuun valmennukseen.
Täydennä näkökulmilla
Työpohjaa ja keskustelua voi täydentää mm. seuraavilla näkökulmilla:
- Miten toimitaan ja viestitään, jos näyttää siltä, että asiat eivät etene suunnitellusti?
- Palaute: miten kukin haluaa saada ja antaa palautetta?
- Työrauha: miten varmistetaan työskentelyrauha ja mahdollisuus keskittyä? Millaiset pelisäännöt sovitaan keskeytyksille?
- Oppiminen: miten projektin aikana on tarvetta ja mahdollisuuksia kehittää osaamista? Miten oppeja jaetaan tiimissä?
- Riskit: miten riskejä tunnistetaan ja hallitaan? Miten riskienhallinta liittyy eri rooleihin ja vastuualueisiin?
- Tilaajan ja toimittajan roolit ja vastuut: miten ne määritellään ja hoidetaan? Millaiset vastuut ja odotukset liittyvät tilaaja-toimittaja – yhteistyöhön?
Työskentelyn reflektointi
Työpohjaa voi käyttää myös työskentelyn reflektointiin. Kun projektin alkupäässä on valittu välttämättömät ja tärkeät asiat ja toimintatavat, voi 3-4 kuukauden jälkeen arvioida, miten ne ovat toteutuneet. Keskustelun pohjalta voi tehdä tarvittavia muutoksia.
Kuinka suhtautua lempeämmin muutokseen?
