Tärkeä kokous tai työpaja tulossa: mitä kaikkea pitäisi etukäteen ottaa huomioon? Pajussa teemme paljon erilaisten tilaisuuksien fasilitointia, ja tässä blogissa jaamme muutaman vinkin tilaisuuksien fasilitoinnin tueksi. Fasilitaattori on kokouksen tai työpajan kapellimestari. Hän huolehtii, että kaikki pääsevät vuorollaan ääneen ja tilaisuuden tavoitteet pidetään koko ajan kirkkaana mielessä. Fasilitaattori suunnittelee ja ohjaa ajankäyttöä. Mitä enemmän tilaisuuteen osallistuu ihmisiä, sitä paremmin se kannattaa suunnitella. Ihmisten aika on arvokasta, se kannattaa käyttää hyvin.
Fasilitaattori vastaa siitä, että tilaisuudessa keskitytään oikeisiin asioihin ja työskennellään fiksusti. Aika on rahaa, käytä se hyvin.
Tilaisuuden tavoitteet
Suunnittelun lähtökohtana on aina tilaisuuden tavoitteet. Ollaanko ideoimassa uutta? Ollaanko ratkaisemassa tiettyä ongelmaa? Ollaanko päättämässä asioista? Miten tilaisuus liittyy johonkin suurempaan kokonaisuuteen? Mikä on tärkeää? Mitä päätetään jättää tilaisuuden ulkopuolelle? Tilaisuuden tavoitteet kannattaa keskustella huolellisesti läpi ja kirjata ylös.
Ennakkotehtävä ja viestintä
Mitä auttaa tavoitteisiin pääsemistä? Mikä auttaa virittäytymään teemaan? Usein jonkunlainen ennakkotehtävä on paikallaan. Se voi olla artikkelin lukeminen, dokumentaatioon tutustumista tai lyhyt kysely.
Viestinnässä on tärkeää kertoa odotuksista ja ajankäytöstä.
Kun tilaisuuteen liittyviä ajatuksia saadaan houkuteltua aktiiviseksi pintaan jo ennen tilaisuutta, päästään nopeammin asiaan.
Huomioi erilaisuus jo suunnittelussa
Minulle ja monelle muulle on luontevaa tulla osallistujana ideointityöpajaan ilman suurempaa ennakkovalmistautumista*. Minä inspiroidun muiden ideoista ja keskustelusta, ja olen parhaimmillani, kun saan ideoida muiden kanssa. Minä en välttämättä pysty etukäteen tuomaan varsinkaan uusiin aiheisiin paljoakaan valmiita ehdotuksia.
Toiset taas kokevat ideointiin heittäytymisen äärimmäisen epämukavana. He haluavat selvittää asioita omalla tavallaan ja muodostaa mielipiteitä etukäteen. Ryhmäkeskustelut eivät innosta heitä ollenkaan, he tekisivät mieluiten asioita yksin tai korkeintaan parityöskentelyssä.
Varsinkin jos tunnet tiimisi hyvin, pohdi miten voisit ottaa erilaisuuden huomioon.
Voisiko yksin asioita mieluiten työstävä ihminen osallistua ennakkovalmisteluun ja lopputulosten hiomiseen? On myös ok sopia, että joku osallistuu työpajaan tai kokoukseen kuuntelijan roolissa.
*Fasilitaattori toki valmistautuu huolella, tämä oli esimerkki osallistujan näkökulmasta.
Roolitukset
Jos kyseessä on suuren osallistujamäärän tilaisuus, kannattaa sopia rooleista ja vastuista. Kuka hoitaa tekniikkaa? Kuka tekee muistiinpanoja? Kuka vastaa aikataulusta? Rooleja ja vastuita voi jakaa. Fasilitaattorin rooli usein lankeaa tiiminvetäjälle tai johtajalle. Sen tehtävän voi hoitaa joku muukin, että johtaja pääsee osallistumaan keskusteluun.
Pelisäännöt
Aluksi on hyvä kerrata pelisäännöt. Jos nähdään kasvokkain, onko puhelimet ja tietokoneet käytössä vai ei? Jos ollaan etänä, onko video päällä vai ei? Miten kommentoidaan ja osallistutaan? Miten puheenvuoroja pyydetään?
Toisten kasvojen näkeminen on inhimillisen yhteyden muodostamisessa erittäin tärkeää. Vaikka videon välityksellä ilmeet tulevat pienellä viiveellä, toisten mikroilmeiden näkeminen on tärkeää. Videot kannattaa ehdottomasti pitää päällä edes alussa, mieluiten koko ajan.
Pidetään kamerat päällä, jooko?
Agenda ja realistinen ajankäyttö
Ajankäytön suunnittelussa rohkaisen less is more -ajatteluun. Uskalla jättää aikatauluun väljyyttä keskusteluille. Jos tilaisuudessa on puheenvuoroja, sovi puhujan kanssa, että loppuun jää 5-10 minuuttia aikaa keskustelulle.
Kiireen tuntu ei paranna tunnelmaa. Asioita voidaan viedä napakasti ja jouhevasti eteenpäin, ja samalla jättää tilaa keskustelulle.
Klassiset aikataulutuksen sudenkuopat
- Esittäytymiskierros: usein ihmiset intoutuvat kertomaan itsestään pitkään ja hartaasti. Jos aikaa on vähän ja ihmisiä paljon, esittäytymiskierroksen pitämistä kannattaa harkita huolella. Mikäli työskentelyyn liittyy pienemmissä ryhmissä tapahtuvaa keskustelua, esittäytymisen voi tehdä niissä.
- Loppuun ei jää aikaa yhteenvedolle ja palautteelle. Varaa rohkeasti aikaa loppupäähän. Ketään tuskin harmittaa, jos kokouksesta tai työpajasta sattuukin pääsemään aikaisemmin pois.
Ice breaker
Tilaisuuden aluksi kannattaa olla joku kevyempi keskustelukierros. Ei tarvitse kertoa, mikä eläin haluaisi olla tai mikä on lempiväri.
Hyvä lämmittelykysymys on vaikkapa ”Millä ajatuksilla tulet tänään kokoukseen/työpajaan?”
Vaikka tämä tuntuu joskus ajan hukkaamiselta, se on useimmiten tärkeä vaihe. Osallistujat tulevat paikalle muista työtehtävistä tai arjen pyörityksestä. Pieni keskustelukierros auttaa orientoitumaan tilaisuuteen ja irtautumaan ajatuksista, mitä juuri ennen tilaisuutta on mielessään pyöritellyt. Jos tilaisuudessa on paljon osallistujia, tämän voi tehdä pareina tai pienryhmissä.
Reflektio ja palaute
Yhteenveto tehdystä työstä ja mahdollisista päätöksistä on tärkeää käydä lopuksi läpi. Työskentelyä kannattaa arvioida. Se on myös mahdollisuus juurruttaa asioita.
Alla joukko kysymyksiä, mitä voi hyödyntää:
Havainnot
- Mitkä olivat päivän keskeiset teemat?
- Mikä on tärkeää?
- Mitä jäi mieleen?
Tunteet
- Mikä yllätti?
- Mikä ilahdutti?
- Mikä mietityttää tai harmittaa?
Tulkinta
- Miten oma työni muuttuu?
- Mitä muutoksia odotan muilta?
- Mitä muutoksia odotan itseltäni?
Toiminta
- Mikä on ensimmäinen toimenpide tämän työpajan jälkeen?
- Mihin aiot keskittyä jatkossa?
Jälkipelit
Jokainen pidettävä kokous, tilaisuus tai työpaja liittyy johonkin suurempaan kokonaisuuteen. Tilaisuuden jälkeen osallistujille kannattaa toimittaa vähintään yhteenveto.
Lopullisten päätösten tekeminen tai vaikkapa tietyn tekstin hiominen isossa ryhmässä ei välttämättä ole järkevää eikä tehokasta. Jotkut osallistujat saavat parhaat ideansa vasta työpajan jälkeen, kun saavat jatkojalostaa ajatuksiaan rauhassa. Tilaisuuden tulosten jatkotyöstövaihetta ei kannata unohtaa.
Jatkotoimenpiteille kannattaa sopia seuranta- ja viestintäkäytännöt.
Voimmeko auttaa?
Sinä olet todennäköisesti erittäin hyvä siinä, mitä teet. Me Pajussa olemme hyviä fasilitoimaan. Jos tarvitset apua, ota yhteyttä.
Lue Pajun fasilitointipalveluista
Hyödynnä kortteja ja kuvia keskustelun tukena
