Projekteissa tuotetaan valtavia määriä dokumentaatiota: dokumentteja, muistioita, listoja ja raportteja. Projektimalleihin ja projektien johtamiseen liittyy päätöksentekopisteitä sekä kriteerejä, joiden avulla arvioidaan, voidaanko projektissa siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Tuotoksiin ja asioihin keskittyvien kriteerien lisäksi kannattaa panostaa projektiyhteistyöhön ja sen mittaamiseen säännöllisesti. Tässä blogissa tarjoamme työkalun projektitiimin yhteistyön mittaamiseen ja kehittämiseen.
Projekteissa tarvitaan toimivaa yhteistyötä, yhteishenkeä ja ihmisten johtamista. Suosittelemme, että projektin aikana säännöllisesti selvitetään yhteistyöhön, motivaatioon ja viestintään liittyvää tyytyväisyyttä sekä kehittämistarpeita. Hyvät suunnitelmat, käytännöt ja dokumentaatio auttavat projektia ja toki tukevat myös projektiryhmän työtä.
Jos tyytyväisyyttä projektiyhteistyössä ei selvitetä eikä sitä systemaattisesti kehitetä, on projektin vaikeampi onnistua. Koska lopulta ihmiset ja heidän välinen yhteistyönsä ratkaisevat kaiken.
Arviointi: kerää tietoa, analysoi ja sovi jatkotoimenpiteistä
Projektiryhmä ja projektin kanssa tiiviisti yhteistyötä tekevät tahot ovat niitä, joilta kannattaa säännöllisesti pyytää palautetta. Alla on runko kyselylle, jonka avulla voi kysyä näkemyksiä eri osa-alueista.
Kyselyn tarkoitus on havaita parannuskohteet ennen kuin syntyy suurempi ongelma. Ei ole projektia, missä kehittämistarpeita ei olisi. Tärkeintä on löytää ne asiat, joihin kulloinkin kannattaa eniten panostaa.
Kun tiedetään, missä on eniten parannettavaa, voi aihetta työstää yhteisesti tai eri ryhmissä ja sopia toimenpiteistä. On myös hyvä huomata, mitkä ovat suurimpia vahvuuksia ja antaa kiitosta ja positiivista palautetta niistä.
Kyselyn voi toteuttaa digitaalisesti, paperilla tai keskustellen. Pisteytys:
1 = täysin eri mieltä, paljon kehitettävää
5 = täysin samaa mieltä, arviointikohde on erinomaisella mallilla
| Alue | Arviointikohde | Pisteet (1-5) | Havainnot ja lisätiedot |
| Yhteinen ymmärrys | Kaikki puhuvat projektin tavoitteesta samalla tavalla, ei ristiriitaa | ||
| Roolit ja vastuut ovat selkeät | |||
| Projektin yleistilanteesta ja statuksesta on sama käsitys | |||
| Viestintä | Viestintä on avointa ja riittävää | ||
| Viestintäkanavat ovat selkeät ja käytössä | |||
| Palautetta pyydetään ja annetaan säännöllisesti | |||
| Yhteistyö | Päätöksentekoprosessi on selkeä ja käytössä | ||
| Ihmiset auttavat toisiaan ja pyrkivät hyvään yhteistyöhön | |||
| Tehdyistä virheistä ja erimielisyyksistä voidaan keskustella avoimesti | |||
| Sitoutuminen ja tuki | Projektin tavoitteet ovat selkeät ja mitattavat | ||
| Koko projektiryhmä on sitoutunut tavoitteisiin | |||
| Projektiryhmän jäsenet saavat tukea projektipäälliköltä | |||
| Ohjausryhmä tukee projektia aktiivisesti | |||
| Sidosryhmät ja riippuvuuksien hallinta | Yhteistyö ja viestintä sidosryhmien kanssa on aktiivista ja toimivaa | ||
| Yhteistyö toisten projektien kanssa on toimivaa ja tieto kulkee hyvin | |||
| Projektiin liittyen ei ole ratkaisemattomia ristiriitoja tai konflikteja | |||
| Avoin palaute | Mikä toimii projektissa parhaiten? | ||
| Mitkä ovat tärkeimpiä parannuskohteita? |
Yhteenveto
Alla olevaan taulukkoon voi kerätä keskiarvon vastauksista. Vastaukset käydään läpi projektitiimin kanssa ja sovitaan toimenpiteet, miten valittuja kehityskohteita lähdetään parantamaan.
Projektitiimin yhteinen tapaaminen on mainio tilaisuus antaa kiitosta ja palautetta hyvin toimivista käytännöistä!
| Alue | Keskiarvo | Sovitut toimenpiteet |
| Viestintä | Alue yht. | |
| Yhteinen ymmärrys | Alue yht. | |
| Yhteistyö | Alue yht. | |
| Sitoutuminen ja tuki | Alue yht. | |
| Sidosryhmät ja riippuvuuksien hallinta | Alue yht. | |
| Yhteensä | Projekti yhteensä | |
| Mikä toimii projektissa parhaiten? | ||
| Mitkä ovat tärkeimpiä parannuskohteita? |
Arviointi ja kehittäminen osaksi rutiineja
Tiimityön mittaamisesta ja arvioinnista sekä sen kehittämisestä voidaan tehdä organisaatiossa säännöllinen ja jatkuva toimintamalli. Jos organisaatiossa on menossa jatkuvasti paljon projekteja, on fiksua, että projekteille tarjotaan helppo tapa toteuttaa mittaus ja annetaan myös ehdotuksia tai valmiita malleja siihen, miten palautteen perusteella toimenpiteitä voi lähteä työstämään projektin parissa.
Yhtenäinen mittaustapa sopii isojen organisaatioiden projektiportfolion hallinnan työkaluksi. Digitaalisen kyselyn monistaminen on helppoa ja hyvät raportointityökalut tuottavat nopeasti yhteenvedon vastauksista.
Miten me Pajussa kannustamme toimimaan projekteissa?
Perusasioiden läpikäymiseen (esimerkiksi roolit ja vastuut) kannattaa investoida aikaa. Projektien eri vaiheista toisiin siirtyminen on muutos, mikä on syytä huomioida. Jos työskentely ja asiat olivat selkeitä siihen saakka, ei se ole tae siitä, että seuraavissa vaiheissa sama selkeys säilyy. Vaiheiden vaihtuessa on hyvä käydä asioiden, aikataulujen ja tuotosten lisäksi läpi uuden vaiheen vaikutukset odotuksiin ja vastuisiin, ja myös mitata fiilistä ja yhteistyön kehittymistä matkan varrella. Erilaiset yhteistyöhön, motivaatioon ja työn iloon vaikuttavat tekijät saattavat saada isomman painoarvon projektin alussa kuin lopussa. Hyvät käytännöt kantavat läpi koko projektin. Yhteistyön mittaaminen ja toimenpiteiden sopiminen ja johtaminen mittauksen pohjalta on yksi hyvä käytäntö.
Haluatko onnistua yhdessä? Ota yhteyttä ja suunnitellaan yhdessä!
Mitä on metatyö projekteissa ja miksi se on merkityksellistä?
Kuinka sopia projektin työtavoista tiimiä palvelevalla tavalla? Nappaa työkalu talteen.
