Projektimaailmaan tarvitaan mielestäni enemmän puhetta siitä, miten projektin omistaja voi auttaa projektia onnistumaan. Projektipäällikön vastuu on suuri. Mutta projektipäällikkö tarvitsee konkreettisen tuen ja selkeät raamit omalle työlleen. Tässä blogissa on ideoita projektin omistajalle muutosjohtamisen näkökulmasta.
Valmistelu
Projektin omistajan kenties tärkein työ on asettaa selkeät tavoitteet ja raamit projektille (Project Directive):
- Miksi projekti tarvitaan?
- Mitä konkreettisia tuloksia tavoitellaan ja milloin?
- Miten onnistumista mitataan?
- Rajaukset: mitä projektissa tehdään ja mitä ei tehdä
- Miten projektia ohjataan: mennäänkö sisältö, budjetti vai aikataulu edellä?
Kun projektin omistaja käy tahtotilan projektipäällikön kanssa läpi keskustellen, Project Directive jäsentyy. Kun projektiin liittyvät muut projektit, toiminnot ja sidosryhmät on tunnistettu, on tärkeää myös katselmoida sisältö niiden tahojen kanssa, jotka vaikuttavat merkittävästi projektin onnistumiseen. Tavoite on siis varmistaa yhteinen ymmärrys.
Yllättävän usein isoihin projekteihin lähdetään kiireellä ja oletusten varassa.
Project Directiven laatiminen ja sen pohjalta käydyt keskustelut tuovat esiin useita oletuksia, jotka olisivat olleet projektin suunnittelun ja toteutusvaiheen kannalta vahingollisia. Joskus Project Directiven luonnostelu saattaa paljastaa myös epämiellyttävän yllätyksen: projektin hyödyt ovat epäselviä tai eivät riittävän suuria. Projektin omistajan on oltava riittävän rohkea myös tunnistamaan tilanne, jossa hyöty-panossuhde ei toimikaan. Ei ole häpeä ottaa asiaa takaisin mietintään, jos tarve vaatii.
Projektisuunnittelu
Projektin omistajan tehtävä on varmistaa sitoutuminen tulossa olevaan projektiin ja huolehtia resurssien kiinnittämisestä projektiin. Projektin omistajan on myös linjattava, miten tämä projekti suhtautuu tärkeysjärjestyksessä muihin projekteihin ja työhön.
Kun projektipäällikkö suunnittelee toteutusta, projektin omistajan kannattaa ohjata erityiseen huolellisuuteen roolien ja vastuiden määrittelyssä. Mikäli roolit ja vastuut ovat vain paperilla ja tulevat ilmoitettuina, niistä yleensä seuraa ongelmia.
Projektin omistajana tavoitteen voi ajatella niin, että tunnistetaan mahdollisimman varhain asiat, jotka eivät ole kenenkään vastuulla tai ovat useamman vastuulla projektissa.
Projektin omistaja voi teettää roolikuvausten katselmointi- ja kommentointikierroksen:
- Roolikuvaukset käydään läpi niiden kanssa, jotka tulevat toimimaan ko. roolissa (mitä kuuluu ja mitä ei kuulu omiin vastuisiin, mitä roolissa A toimiva odottaa joltain toiselta roolilta)
- Analyysi: mitkä asiat eivät ole kenenkään vastuulla tai jakautuvat useammalle roolille
- Yhteinen läpikäynti: käydään läpi porukalla roolien edustajien kanssa asiat, jotka ovat epäselviä. Selkiytetään ja sovitaan täsmennyksistä. Päivitetään roolikuvauksia.
Esimerkkejä erään analyysin havainnoista:
- Kenelle kuuluu projektin tehtävien keruu, ajantasalla pitäminen ja seuranta?
- Kuka vastaa käyttöohjeiden laatimisesta loppukäyttäjille?
- Kenen vastuulla on riippuvuuksien hallinta (esim. yhteydenpito toisiin projekteihin)?
Analyysi paljastaa joka kerta oletuksia ja antaa mahdollisuuden niiden oikaisemiseen ennen kuin niistä tulee arjen ongelmia.
Projektin toteutus
Muutosjohtamisen yksi avaintekijöistä on laadukas ja hyvin suunniteltu viestintä. Projektin omistajan pitää vaatia viestintäsuunnitelmaa ja katselmoida se. Projektin omistaja on suuressa roolissa viestinnässä itsekin ja hyvä suunnitelma auttaa onnistumaan tärkeässä tehtävässä.
Jokaista kohderyhmää varten tehdään oma suunnittelu. Miksi muutos tarvitaan, miten se hyödyttää ja miten se muuttaa kohderyhmän arkea, mitä tarvitaan että muutos saadaan onnistuneesti vietyä läpi ja kuinka huolehditaan muutoksen juurtumisesta?
Hyvään viestintään kuuluu mielestäni myös uskallus kysyä. Liian usein viestinnän kanssa viivytellään, koska ei vielä tiedetä kaikkea. Hyvää viestintää on myös sen kertominen, mitä ei vielä tiedetä.
Muutostilanteissa jo tieto siitä, miten epävarmasta asiasta tehdään selkeämpää, on jo riittävä tieto. Älä siis aliarvioi suunnitelmasta kertomisen voimaa.
Projektin omistajan on hyvä olla hereillä myös projektin mahdollisesti mukanaan tuomista muutoksista organisaation rooleihin ja vastuisiin. Projekti on projekti: sillä on alku ja loppu. Mutta miten jatkossa toimitaan, miten toiminta pysyy kasassa ja miten tuloksia mitataan myös projektin jälkeen?
Projektin valmistuessa ja sen jälkeen
Projektin omistajan on seurattava projektin aikana ja sen jälkeen mittareita. Yleensä projekteihin liittyy toimintamallien muutosta ja jos uusissa toimintatavoissa pysymistä ei seurata eikä sitä raportoida eikä liioin siitä puhuta, on hyvin helppo lipsua vanhoihin toimintamalleihin tai etsiä kiertoteitä.
Projektipäällikkö ei voi viimekädessä olla vastuussa siitä, miten projektin jälkeen sovitussa pysytään. Projekti päättyy aikanaan, mutta prosessi pysyy. Miten vastuut ja seuranta (esim. KPI:t) tapahtuvat projektin jälkeisessä arjessa? Jos muutoksen kannattelu on ainoastaan projektitiimin varassa, romahdus on taattu.
Mitä me Pajussa pidämme tärkeänä projekteissa?
Yhteinen ymmärrys on kaiken lähtökohta. Sitä kaivataan erityisen paljon tavoitteiden ja järjestäytymisen ja viestinnän asioissa. Niihin käytetään yleensä liian vähän aikaa. Jos projekti kestää vaikkapa vuoden, onko mahdoton ajatus, että käytettäisiin vaikka kahden viikon läpimenoaika projektin tavoitteiden ja raamien selkiyttämiseen?
Muista, että projektin omistajana ei ole koskaan liian myöhäistä esimerkiksi Project Directiven tekemiseen. Jos projekti on jo käynnissä, ja sitä vedetään vähän eri suuntiin, on se selkeä merkki siitä, että oireiden sijaan on alettava hoitaa sairautta.
Jokainen taklattu oletus on voitto!
Haluatko onnistua yhdessä? Ota yhteyttä ja suunnitellaan yhdessä!
Mitä on metatyö projekteissa ja miksi se on merkityksellistä?
Kuinka sopia projektin työtavoista tiimiä palvelevalla tavalla? Nappaa työkalu talteen.
