Ennen kuin projektia varsinaisesti aletaan suunnitella, on hyvä pysähtyä sen äärelle, miltä pohjalta projektia aletaan suunnitella. Onko projektin tilaajataho (esimerkiksi johtoryhmän jäsenet) yksimielisiä projektin tavoitteista eli projektisuunnittelun lähtökohdasta?
Ei ole itsestään selvää, että projektin tilaajat ovat keskenään yhtä mieltä sen tavoitteista ja suunnitellaanko ja toteutetaanko projektia sisältö, aikataulu vai budjetti edellä.
Vaihe 1: Johdon puristelu
Yksi tapa selvittää tilannetta ja varmistaa yhteinen ymmärrys tavoitteesta, on haastatella tilaajia, esimerkiksi johtoryhmän jäseniä. Heistä jokainen edustaa omassa tehtävässään tiettyä näkökulmaa ja painottaa luultavasti juuri oman vastuualueen tarpeita.
Tilaajien kanssa tulee ensin selventää:
- Miksi projekti tarvitaan?
- Mitä konkreettisia tuloksia tavoitellaan ja milloin?
- Miten onnistumista mitataan?
- Rajaukset: mitä tehdään ja mitä ei tehdä
- Miten projektia ohjataan, mennäänkö sisältö, budjetti vai aikataulu edellä? (kukin asettaa nämä kolme tekijää tärkeysjärjestykseen)
Toimi näin:
- Sovi haastattelut avainhenkilöiden kanssa
- Tee haastatteluista yhteenveto.
- Esittele haastatteluiden tulokset
- Esittele asiat, joista haastatteluissa oltiin samaa mieltä
- Esittele asiat, joista haastattelussa oltiin eri linjoilla
- Kannusta ryhmää tekemään yhteiset linjaukset, jotta projektilla on selkeä ja yhteisesti jaettu tavoitetila.
Vaihe 2: Project directiven kirjoittaminen
Project Directive määrittää projektin ylätason tavoitteet ja antaa projektille raamit. Sitä hyödynnetään, kun projektipäällikkö suunnittelee projektia. Sitä käytetään myös projektin ohjaamisessa ja päätöksenteossa projektin aikana.
Projektin tilaajan tehtävä on siis olla mahdollisimman selkeä siinä, mitä projektilta halutaan ja miltä pohjalta projekti suunnitellaan.
Projektin tausta ja tarkoitus
| Miksi projekti tarvitaan? | |
| Kytkös strategisiin tavoitteisiin | |
| Taustatiedot kuten esiselvitykset tms. |
Projektin tavoitteet
| Mitä tuloksia projektilta odotetaan? | |
| Mitä konkreettisia tuotoksia odotetaan? | |
| Miten onnistumista mitataan? |
Rajaukset
| Mitä projektiin kuuluu? | |
| Mitä projektiin ei kuulu? |
Projektin ohjaus
| Projektin ohjausryhmän jäsenet sekä heidän roolinsa | |
| Projektipäällikön mandaatti ja velvollisuudet | |
| Mitkä tahot projektisuunnittelussa on otettava huomioon (sidosryhmät, muut projektit..) |
Raamit
| Tavoiteaikataulu | |
| Budjetti | |
| Priorisointi | Asetetaan tärkeysjärjestykseen: Aikataulu Budjetti Sisältö/tulokset Projektin priorisointi suhteessa muihin projekteihin |
Miten me Pajussa kannustamme toimimaan projekteissa?
Ennen projektisuunnittelua on tärkeää saada yhteinen näkemys suunnittelun lähtökohdista ja mikä edellä projektia tullaan suunnittelemaan ja käytännön toteutusta johtamaan. Tavoitteista puhumiseen ja niiden linjaamiseen ei käytetä riittävästi aikaa. Lopputuloksena voi tällöin olla, että projekti suunnitellaan esimerkiksi teknologia edellä, prioriteeteista ei sovita mitään ja johdon odotuksien täyttäminen muuttuu hankalaksi, koska nekään eivät ole riittävän selvät.
Hyvä projektin pohjatyö auttaa projektipäällikköä merkittävästi. Se ohjaa päätöksentekoa ja käytännön projektityötä. Se on kuin kompassi, johon voi aina turvautua. Myös tilaajan ja ohjausryhmän jäsenten työskentely on helpompaa, kun ymmärretään tavoite samalla tavalla.
Haluatko onnistua yhdessä? Ota yhteyttä ja suunnitellaan yhdessä!
Mitä on metatyö projekteissa ja miksi se on merkityksellistä?
Kuinka sopia projektin työtavoista tiimiä palvelevalla tavalla? Nappaa työkalu talteen.
