Projektityö ei ole pelkästään tavoitteiden saavuttamista ja konkreettisten lopputulosten tuottamista. Sen taustalla tapahtuu paljon näkymätöntä, mutta kriittistä työtä: metatyötä. Metatyö on kaikkea sitä, mikä pitää projektin hallinnassa ja auttaa tiimejä keskittymään olennaiseen. Se on ”työtä työn ympärillä”: ennen kaikkea ennakointia, koordinointia ja viestintää. Oikealla tavalla tehty projektin taustatyö on kokemukseni mukaan yksi projektin menestystekijä, ja otan siitä mielelläni vastuun.
Mitä metatyö on ja kuka siitä vastaa?
Metatyö projekteissa koostuu monista erilaisista tehtävistä, joilla varmistetaan projektin sujuvuus, ennakoidaan riskejä ja tuetaan tiimejä. Projektin metatyötä voi periaatteessa tehdä kuka projektitiimin jäsen vain. Metatyön tärkeys korostuu laajoissa ja monimutkaisissa projekteissa, joissa projektipäällikkö ei itse ennätä kaikkeen ja toisaalta projektitiimien jäsenillä on täysi työ omien päätehtäviensä parissa.
Muutamia konkreettisia esimerkkejä projektien metatyöstä ovat:
1) Koordinointi ja suunnittelu
Projektin eri vaiheet vaativat järjestäytymistä ja selkeää suunnittelua. Seuraavaan vaiheeseen siirryttäessä on tärkeää vastata kysymyksiin: mitä tehdään, miten edetään ja milloin mikäkin asia tapahtuu. Ilman tätä koordinointia projektin kulku voi hajota hallitsemattomaksi.
2) Viestintä ja yhteistyö
Eri tiimit ja sidosryhmät on pidettävä ajan tasalla projektin etenemisestä, muutoksista ja tulevista tarpeista. Ilman aktiivista ja avointa viestintää syntyy väärinkäsityksiä, päällekkäistä työtä ja turhaa säätöä.
3) Riskien arviointi ja ennakointi
Jokaisessa projektissa on riskejä – tunnistettuja ja piileviä. Ennakoimalla mahdolliset ongelmat ja suunnittelemalla toimenpiteet niiden välttämiseksi voidaan välttyä isoilta yllätyksiltä ja keskittyä olennaiseen.
4) Ongelmanratkaisu ja epäselvyyksien selvittäminen
Projektien edetessä vastaan tulee aina epäselviä tilanteita, priorisointiongelmia ja haasteita, jotka vaativat ratkaisuja. Ulkopuolinen näkökulma ja kokemuksen tuoma systemaattinen lähestymistapa auttavat tekemään päätöksiä tehokkaasti ja ilman turhaa draamaa.
Miksi metatyö on tärkeää?
Vaikka metatyö ei ole sitä ”ydintekemistä”, jonka takia projekti on käynnistetty, se on elintärkeää onnistumisen kannalta. Hyvin hoidettu metatyö:
- Pitää projektin hallinnassa
- Vähentää turhaa työtä ja epäselvyyksiä
- Mahdollistaa sujuvan yhteistyön eri tiimien välillä
- Vähentää riskejä ja ennakoi ongelmia
- Antaa asiantuntijoille mahdollisuuden keskittyä omiin ydintehtäviinsä
Ilman tätä näkymätöntä työtä projektit ajautuvat kaaokseen, aikataulut venyvät ja turhautuminen kasvaa.
Kuka huolehtii metatyöstä projekteissasi?
Metatyö on usein sellaista, joka jää jonkun harteille ilman, että siitä on sovittu. Projektipäälliköt, asiantuntijat ja tiiminvetäjät joutuvat usein tekemään sitä omien tehtäviensä ohella – joskus ilman, että he edes tiedostavat sitä.
Mutta mitä jos metatyölle olisi oma asiantuntijansa? Joku, joka hoitaa nämä tehtävät ammattimaisesti ja systemaattisesti, jotta muut voivat keskittyä olennaiseen?
Jos etsit projektillesi tehokasta metatyöntekijää, joka varmistaa sujuvuuden, järjestelmällisyyden ja riskien hallinnan, ota yhteyttä! Verkostoidutaan ja katsotaan, miten voin auttaa juuri sinun projektissasi.
