Game of Roles: ERP-kidutuspeli

Pidän huumorista. Sen avulla voi käsitellä ja ratkoa, mutta myös ennaltaehkäistä erilaisia ongelmatilanteita. Vaikeissa projekteissa on ratkaistavana monimutkaisia haasteita mahdollisimman tehokkaalla ja miellyttävällä tavalla. Ei siis helpoin tehtävä. Projektin alkaessa voisi miettiä leikkimielisen Game Of Rolesin avulla, miten saadaan tehtyä toiselle mahdollisimman paljon kiusaa. Ehkä kidutusopas auttaa myös tekemään toisin ja reflektoimaan omaa lähestymistapaa.

Tässä kidutusopas ERP-projektiin eri kohteille.

Kohde: arkkitehti

Roolikuvaus: hän on vastuussa kokonaisuuden toimivuudesta, mutta häneltä viedään jatkuvasti päätösvalta, näkyvyys ja aika. Hän joutuu ratkaisemaan asioita, joita kukaan ei halua ymmärtää ja joista kukaan eikä halua kuullakaan, vaikka hän varoittaa niistä etukäteen.

Kiduttaja	Paras ase	Tuhovoima
Projektipäällikkö	”Tämä on jo rakennettu näin. Hyväksyisitkö?”	Arkkitehti ohitetaan ja hänet yllätetään jo tehdyillä päätöksillä.
Prosessinomistaja	”Tämä muutos ei vaikuta mihinkään, ihan pieni juttu.”	Vaatii uuden integraation, prosessipoikkeaman ja vaikuttaa tietomalliin.
Konsultti	”Tämän pitäisi tukea molempia malleja yhtä aikaa.”	Arkkitehti pakotetaan rakentamaan ristiriitainen hybridiratkaisu.
Testauspäällikkö	”Tämä ei mene läpi meidän testistä, voitteko korjata arkkitehtuurin?”	Testit on tehty ilman teknistä pohjaa, mutta syy on arkkitehtuurin.

Kohde: konsultti

Roolikuvaus: hänen odotetaan kääntävän liiketoiminnan tavoitteet konkreettisiksi toiminnoiksi, joita kukaan ei ehdi toteuttaa eikä kukaan halua muuttaa. Kaikki odottavat ratkaisua, joka toimii heti ja kaikkialla.

Kiduttaja	Paras ase	Tuhovoima
Projektipäällikkö	”Voitko tiivistää kaiken yhteen diaan. Menee johtoryhmälle. Tarvitsen sen tänään.”	Kompleksinen analyysi latistuu viestiksi, jota kukaan ei ehdi lukea tai ymmärrä oikein.
Arkkitehti	”Tämä ei sovi arkkitehtuurin periaatteisiin, tämä on hylättävä.”	Konsultin suunnitelmat kaatuvat.
Prosessin omistaja	”Tämä ei toimi käytännössä. Oletko koskaan tehnyt tätä oikeasti?”	Konsultti siirtyy passiiviseen tilaan ja käynnistää sisäisen operaatio Urakehityskyselyn.
Testauspäällikkö	”Tätä ei voi testata. Vaatimukset ovat liian tulkinnanvaraisia.”	Konsultti havaitsee, että PowerPoint-esitys ei ole validi testidokumentti. Eksistentiaalinen kriisi alkaa.

Kohde: projektipäällikkö

Roolikuvaus: hän on vastuussa kokonaisuudesta, muttei täysin kontrollissa mistään.

Kiduttaja	Paras ase	Tuhovoima
Arkkitehti	”Tämä ei ole teknisesti kestävä – tarvitaan kokonaan uusi ratkaisu.”	Aikataulu ja budjetti paukkuvat.
Konsultti	”Liiketoiminnan kanssa tarvitaan lisää workshoppausta, asia ei ole vielä selvä.”	Päätöksenteko lykkääntyy, aikataulut murenevat.
Prosessinomistaja	”Tämä ei sovi meidän prosessiin. Emme voi edetä ennen kuin tähän on ratkaisu.”	Mikään ei etene ilman hyväksyntää. Viiveet ja versiot lisääntyvät.
Testauspäällikkö	”Tätä ei voi julkaista, koska testit eivät mene läpi. Ei voi hyväksyä.”	Go-liven lykkäys uhkaa. Paine kasvaa, mutta laadustakaan ei voi tinkiä.

Kohde: prosessin omistaja

Roolikuvaus: häneltä odotetaan liiketoimintaprosessin muutosta, jonka vaikutukset vaikuttavat laajalti toimintaan, mutta silti hänen pitäisi ”hyväksyä tämä nopeasti”. Hän kantaa vastuun, jos muutos epäonnistuu.

Kiduttaja	Paras ase	Tuhovoima
Projektipäällikkö	”Tarvitaan vain nopea päätös tästä”	Prosessin omistaja joutuu tekemään päätöksiä ilman aikaa, taustatietoa tai vaikutusanalyysiä.
Arkkitehti	”Tämä ei sovi tietomalliin eikä tue integraatioita. Muuta prosessia!”	Tekninen ratkaisu ohjaa liiketoimintaa, ei toisinpäin.
Konsultti	”Otetaan käyttöön standardiprosessi, eikä tehdä poikkeuksia siihen.”	Tarpeita ei pystytä kattamaan ja vastuu jää silti prosessin omistajalle.
Testauspäällikkö	”Testicaset eivät kata tätä prosessia ja tuloksia ei voi hyväksyä ennen kuin prosessi, speksi ja testicaset täsmäävät.”	Testien logiikka ohittaa käytännön todellisuuden.

Kohde: testauspäällikkö

Roolikuvaus: häneltä odotetaan laatua ilman aikaa, valvontaa ilman vaikutusvaltaa ja hyväksyntää ilman speksejä.

Kiduttaja	Paras ase	Tuhovoima
Projektipäällikkö	”Testien pitäisi olla valmiita ensi viikolla (vaikka speksejä ei vielä ole).”	Testauspäällikkö aloittaa testaamisen kristallipallolla lisää testaustuloksiin vaihtoehdoksi ”Arvaus – toimiiko?”.
Arkkitehti	”Tässä on tekninen ratkaisu, mutta se ei vielä ihan toimi. Testaatteko silti?”	Testauksessa avautuu virheilmoituksia sekä testauspäällikkö itse.
Konsultti	”Tässä on ylätason prosessi, voitte tehdä testit sen pohjalta.”	Testauspäällikkö avaa kalvon, jossa on kolme laatikkoa ja kirjoittaa testicaseen ”Käyttäjä ehkä tekee tässä jotain.”.
Prosessin omistaja	”Ei me voida testata vielä, koska prosessi ei ole mietitty loppuun.”	Testauspäällikkö suunnittelee testausta sääennustetyyliin: ”Todennäköisesti ei testata ensi viikollakaan.”.

Yllätyshahmo: Arkkienkeli Arki

Roolikuvaus: kuormittaa normaalissa työarjessa sekä projektityössä, eikä anna armoa kummassakaan. Hän heittelee jatkuvasti lisätehtäviä ja yllättäviä muuttujia. Saattaapa hän piipahtaa yksityiselämänkin puolella mm. sairastumisien ja vesivahinkojen muodossa.

Miten me Pajussa kannustamme toimimaan projekteissa?

ERP-projektin ei pitäisi olla taistelukenttä vaan yhteistyön areena. Kun eri rooleissa toimivat kuuntelevat toisiaan, odotuksista puhutaan ajoissa ja päätökset tehdään yhdessä, kidutus muuttuu yhteistyöksi ja kaaoksesta tulee hallittavaa.

Game of Roles ei siis tarvitse voittajia vaan liittolaisia.

Haluatko onnistua yhdessä? Ota yhteyttä ja suunnitellaan yhdessä!