Asiantuntija avuksi tietojärjestelmän hankintaan

Onnistunut tietojärjestelmäprojekti alkaa tavoitetilan määrittelystä ja sen mukaisen vaatimusmäärittelydokumentaation tuottamisesta. Jos tietää mitä haluaa ja dokumentoi tarpeen vaatimusmäärittelyn muotoon, on helppo vertailla tarjouksia ja varmistua siitä, mitä järjestelmätoimittajan tarjoukseen sisältyy. Dokumentaatio selventää myös mitä hintaan kuuluu ja mitä siihen ei kuulu. Tarjouspyyntövastaus on myös olennainen osa toimitussopimusta, sen keskeinen liite.

Laadukas vaatimusmäärittely on:

• tarkka tarvekuvaus ja vaatimuslista, johon järjestelmätoimittajat vastaavat tarjouksessaan
• pohja toimitussopimuksen laatimiselle
• projektin scopen ja yleisen projektisuunnittelun lähtökohta
• tarkistuslista, jonka läpikäymällä toimittajan tulee varmistaa järjestelmänsä toimivuus ennen sen luovuttamista tilaajalle hyväksymistestaukseen
• pohja henkilöstön kouluttamiselle uuteen toimintamalliin ja uuden järjestelmän käyttöön

Paju tarjoaa ammattitaitoista tukea vaatimusmäärittelyn tuottamiseksi. Laadukas määrittely ja sen mahdollistamat tarjous- ja sopimusliitteet ovat investointi, joka maksaa itsensä takaisin. Kun projektin tavoitteet ja scope ovat selvät, ei jää epäselvyyttä mitä järjestelmäprojektiin sisältyy. Tämä säästää projektissa aikaa, rahaa ja hermoja.

Räätälöimme aina toteutuksen asiakkaan tarpeen mukaan. Esimerkkejä tavoista hyödyntää Pajun palveluita eri vaiheissa:

• Valmennus: vaatimusmäärittelyn menetelmien läpikäynti ja harjoittelu
  • Käytännönläheinen valmennus työnkulkujen ja käyttötapausten kuvaamisesta. Työstämme yhdessä yhden työnkulun uimaratakaavioksi ja harjoittelemme käyttötapausten kuvaamista. Aidon työnkulun yhteistyöstö avaa parhaiten vaatimusmäärittelyn tekemisen menetelmää ja työskentely tuottaa heti hyödynnettäviä tuloksia.

• Vaatimusmäärittelyn tuki: valmennus ja fasilitointi
  • Jos vaatimusmäärittelyyn osallistuu iso joukko henkilöstöä laajalla otannalla organisaation eri toiminnoista, vaatimusmäärittelytyön organisointiin, valmentamiseen ja dokumentointityön fasilitointiin tarvitaan usein tukea ja lisäkäsiä.
  • Pajun konsultti auttaa sovitulla työpanoksella dokumentointityön edistämisessä ja valmentamalla kirjoittajia matkan varrella.

• Tarjouspyyntöaineiston koostaminen
  • Tarjouspyynnön rakenteen suunnittelu ja tarjouspyyntöprosessin projektointi (katselmointikäytännöt, aineiston tuottamisen vaiheistus ja vastuutukset, etenemisen seuranta).
  • Tarjouspyynnön liitteiden (vaatimukset, hinnoittelupohja) koostaminen.

• Tarjousvertailu ja toimittajahaastattelut
  • Saatujen tarjousten vertailu ja analysointi sekä tilaajan tukeminen toimittajahaastattelujen läpiviennissä.

Asiakkaidemme kokemuksia