Loading...

Onnistu HR-ratkaisun valinnassa

Home / Business / Onnistu HR-ratkaisun valinnassa

Henkilöstö on yrityksen tärkein voimavara. Henkilöstöön liittyvää tietoa käsitellään ja henkilöstöön liittyviä prosesseja hoidetaan HR-ratkaisujen eli järjestelmien avulla. HRM- ja HRD-ratkaisuja on tarjolla suuria määriä ja hyvin erilaisilla sisällöillä ja painotusalueilla, ja kaupallisissa asioissa löytyy eroavaisuuksia. HR-ratkaisun valinnassa eri ratkaisuvaihtoehtojen läpikäynti vaatii paljon aikaa ja paneutumista, ja usein houkuttelevampi vaihtoehto on kysyä verkostolta suosituksia ratkaisuista. Ratkaisu, mikä on toiselle hyvä, ei välttämättä olekaan oman organisaation tarpeisiin paras vaihtoehto. Analyysivaiheessa kiirehtimisellä voi olla kauaskantoisia seurauksia.

Paju on ratkaissut HR-johdon päänsäryn ja kartoitti yhdeksän HR-järjestelmävaihtoehdon sisällöt, hinnoittelumallit ja budjetääriset hintatasot, muokattavuusmahdollisuudet sekä teknologiset ominaisuudet.

Jenni Rissasella ja Merja Roposella on yhteensä 15 vuoden kokemus HR-ratkaisuprojektien läpivienneistä ja jatkokehittämisestä, ja tuomme tämän osaamisemme asiakkaidemme käyttöön. Tässä blogissa on ehdotuksia miten markkinaselvityksen tuloksia voi hyödyntää eri tilanteissa. Paju auttaa mielellään myös tavoiteasetannassa ennen HR-tarjouspyyntöprosessiin ryhtymistä. Kirkkaat tavoitteet ovat olennainen osa hankinnassa onnistumista sekä sisällöllisesti että taloudellisesti. 

Mitä HRM- ja HRD-ratkaisuilla tarkoitetaan?

HR-ratkaisuilla (Human Resource) digitalisoidaan henkilöstöhallinnon prosesseja ja hoidetaan työsuhteen elinkaarta aina työsuhteen alkamisesta sen päättymiseen saakka. HRM-ratkaisuissa (Human Resource Management) keskitytään työsuhteen hallintaan liittyviin toiminnallisuuksiin kuten henkilö- ja työsuhdetiedon hallintaan sekä työsopimusprosesseihin. HRD-ratkaisussa (Human Resource Development) puolestaan löytyy tuki henkilöstön kehittämiseen liittyviin toiminnallisuuksiin kuten osaamisenhallintaan, kehityskeskusteluihin ja suorituksen johtamiseen. Useilla HR-ratkaisuja toimittavilla tahoilla on myös rekrytointiosio avoimien työpaikkojen ja avointen hakemusten käsittelyyn. Yhdessä näistä ratkaisuista käytetään termiä HR-ratkaisu. 

Mitä on mietittävä ennen HR-ratkaisun tarjouspyyntöprosessiin ryhtymistä?

  • Tavoitteet: mitä haluatte tehostaa, missä haluatte säästää? 
  • Mitä kokonaisuudessa painotetaan: markkina on jakautunut voimakkaasti HRD-, palkka- ja työajan hallinta etunojassa meneviin toimittajiin. Ovatko teillä etusijalla henkilöstön kehittämiseen ja työnhakijakokemukseen liittyvät tekijät, vai ovatko kuitenkin keskiössä esimerkiksi työajan hallinnan tarpeet ja perustoiminnallisuudet riittävät HRM-puolella? 
  • Mitä odotuksia ja tarpeita esimiehillä ja henkilöstöllä on? Sitouttaminen onnistuu parhaiten, kun ratkaisua haetaan suurimman käyttäjäkunnan lähtökohdista. 
  • Liiketoiminnan tavoitteet: prosessiulkoistuksien mahdollisuus, kasvu… On kyettävä tunnistamaan mitkä strategiset valinnat voivat oleellisesti vaikuttaa ratkaisuvalintaan ja -budjettiin. 
  • IT-strategia ja digitalisaatioroadmap voivat asettaa kriteerejä valinnoille ja HR-ratkaisun näkökulmasta erityisesti teknologia- ja integraatiokysymykset on käytävä läpi 

Miten saa nopeasti selville, mitä ratkaisuja on markkinoilla ja millaisille organisaatioille ja mihin tarpeisiin ne soveltuvat parhaiten?

Paju Consulting kartoitti elo-syyskuussa 2018 seuraavat HR-ratkaisut: Accountor HR Solutions (Mepco HRM ja MepcoPro), Arc Technology (Arc Kide), CQ Systems (C&Q Pro), FCG Talent (ElbitHR), Nepton (Nepton), Sympa (Sympa HR), Visma (Saima HR ja Public HR).  

Selvitys kattaa nämä keskeiset näkökulmat: 

  • Ratkaisujen sisällöt: Rekrytointi-, HRM- ja HRD-toiminnallisuudet, mobiilitoiminnallisuudet + millaisille organisaatioille ja mihin tarpeisiin soveltuvat parhaiten 
  • Hinnoittelu: Budjetääriset hinnat käyttöönottoprojektille ja jatkuville palveluille. Lisämaksulliset työt. 
  • Muokkausmahdollisuudet: Mikä prosesseissa ja käyttöliittymässä on pääkäyttäjän toimesta muokattavissa 
  • Teknologiset ominaisuudet: Toimitusmallit, käytetyt integraatio- ja ratkaisuteknologiat, responsiivisuus, API-rajapinnat, identiteetinhallinta, kielisyydet, versionhallinta.. 

Selvityksen tulokset pohjautuvat toimittajien kanssa käytyihin kahdenvälisiin keskusteluihin, demoihin sekä tuote- ja palvelukuvauksiin. 

Mihin Pajun HR-kartoituksen tuloksia voi hyödyntää?

  • Ajantasaisin tieto HR-ratkaisuista helposti saatavilla – samaa selvitysurakkaa ei tarvitse tehdä itse 
  • Tietämys auttaa budjetoinnissa sekä läpimenoajan arvioinnissa – olemme saaneet toimittajilta budjetääriset hinnat sekä projektien kestot 
  • On tiedossa mihin eri toimijat fokusoituvat niin asiakaskentässä kuin jatkokehityksessä – kenen kelkkaan kenenkin kannattaa lähteä omien tarpeidensa ja tavoitteidensa näkökulmasta 
  • Auttaa vertailemaan eri hinnoittelumalleja ja mitä kuuluu palveluihin ja mitä ei – voidaan vertailla kokonaisvaltaisesti eri vaihtoehtoja pidemmälläkin tähtäimellä 
  • Avaa IT:lle mitä teknologioita ja integraatiomalleja eri toimittajat käyttävät 
  • Toimii hyvänä pohjana kun ryhdytään asettamaan hankinnalle tavoitteita: mikä on ensisijaista ja mikä on toissijaista saavuttaa 

Konkreettisesti liikkeelle työpajan avulla!

Työpajassa käymme läpi:

  • Mitä ratkaisuvaihtoehtoja on markkinoilla? 
  • Mitä ratkaisut sisältävät? 
  • Millaisille organisaatioille ja mihin tarpeisiin eri ratkaisut sopivat parhaiten? 
  • Mikä on realistinen budjettikoko sekä käyttöönoton läpimenoaika? 
  • Mikä kuuluu toimitukseen/palveluun, mille tulee lisähinta? 
  • Miten HR-ratkaisun hankintahinnassa voi säästää? 

Työpajan avulla vältyt työläältä selvitysvaiheelta ja pääsemme heti kiinni siihen, mitkä ratkaisut soveltuvat parhaiten yrityksenne tarpeisiinne.

Onko HR-ratkaisuvalinta tulossa ajankohtaiseksi? Sparraamme mielellämme! Ota suoraan yhteyttä tai varaa sinulle sopiva aika (30 min tutustuminen) varauskalenteristamme niin kerromme lisää.

Autamme järjestelmän hankintavaiheessa:

  • Vaatimusmäärittely (speksaus)
  • Vaihtoehtojen kartoitus
  • Tarjouskilpailu (RFI, RFP)
  • Soveltuvuusarvioinnit ja suositukset
  • Sopimusneuvottelujen tuki

Autamme järjestelmän käyttöönottovaiheessa:

  • Projektin suunnittelu
  • Projektin ohjaus
  • Roadmap ja jatkuva parantaminen

Merja Roponen

040-7346015

merja.roponen@pajuconsulting.fi 

Merjalla on 15 vuoden kokemus IT-hankkeiden läpiviennistä sekä 10 vuoden kokemus liiketoimintajohtajan tehtävistä. Merjan missiona on tuoda tämä tietämys IT-projekteissa tilaajan käyttöön.

Paju auttaa hankintaprosessin alkuvaiheessa ratkaisuiden ja toimittajien kartoituksessa sekä vaatimusten ja tavoitteiden määrittelyssä. Paju sparraa käyttöönottoprojektin suunnittelussa ja läpiviennissä antamalla tilaajien käyttöön konkreettisia toimintamalleja ja materiaaleja, jotka auttavat ennakoinnissa, budjetin ja aikataulun pitämisessä sekä käyttöönottoprosessin onnistumisessa.