Loading...

Oletko IT-projektin ohjausryhmän vai ohjusryhmän jäsen?

Home / Ajankohtaista / Oletko IT-projektin ohjausryhmän vai ohjusryhmän jäsen?

Ohjausryhmä nimensä mukaisesti ohjaa projektia. Sen jäsenet käyttävät osaamistaan, näkemystään ja valtuuksiaan tukemaan tavoitteisiin pääsemistä. Ohjausryhmällä on suuri vastuu ja tehtävässä onnistuminen edellyttää päätöksentekokykyä, muutosjohtamistaitoja sekä neuvotteluosaamista.

Ohjausryhmän ei siis tule vain kokoontua valvomaan projektipäälliköiden toimintaa. Sen sijaan ohjausryhmän on valtuuksillaan ja näkemyksellään tuettava projektipäälliköitä työssään.

Hyvä ohjausryhmä

  1. Antaa suunnan asettamalla projektille strategiaa tukevat tavoitteet
  2. Ohjaa viestimällä odotuksensa sekä auttamalla tunnistamaan ja ennaltaehkäisemään riskejä
  3. Toimii tekemällä kovat päätökset ja hoitamalla haasteelliset tilanteet rakentavasti ja jämäkästi
  4. Osallistaa viestimällä muutoksesta sekä muutoksen keskellä.

Kerran olin liiketoiminnan edustajana suuren IT-kehityshankkeen ohjausryhmässä ja tulin mukaan siinä vaiheessa kun projekti oli jo noin puolivälissä. Ohjausryhmä osoittautui 15 henkilön keskustelukerhoksi, jossa painostettiin budjetti- ja aikatauluongelmiin ajautuneen projektin projektipäällikköä häpeilemättä. Ongelmia oli tunnistettu repullinen, mutta minkäänlaista tukea, ehdotuksia tai apua projektipäällikkö ei tilanteessa saanut.

Silloin päätin, että jatkossa lähden mukaan vain ohjausryhmiin, jotka on koottu tavoitteellisesti, harkiten ja tarkoituksenmukaisesti. Enkä koskaan enää ohjusryhmiin.

”Ei meillä ennenkään ole mitään ohjausryhmiä tarvittu”

Näin voi toki jatkaa, mikäli ei haittaa, että riskit projektien kustannusten ja aikatauluongelmien toteutumiseen kasvavat merkittävästi. Tai että järjestelmä ei lopulta tuekaan odotetulla tavalla liiketoiminnan tavoitteita.

Jos toimivia muutoshallintakäytäntöjä ei käytetä, ovat tuloksena kasvavat räätälöintikustannukset.

IT-projektiin lähdettäessä järjestelmästä, joka aiemmin oli ihan paska, tuleekin yhtäkkiä hyvin rakas. Se on normaali osa muutosprosessia. Ohjausryhmän tehtävä on määrittää tavoitteet, katsoa tulevaisuuteen ja näin huolehtia siitä, ettei projektissa päädytä replikoimaan vanhaa järjestelmää vain uudelle tekniselle alustalle. Ohjausryhmä nimensä mukaisesti ohjaa projektia kohti tavoitteita. Projektin tilanteen läpikäynti säännöllisesti antaa realistisen tilannekuvan projektin kustannuksista ja aikataulusta. Näin estetään suuret yllätykset, joilla on taipumusta tulla ilmi vasta projektin lopussa.

Esimerkkiä ja johtajuutta tarvitaan IT-projekteissakin. Ne ovat monesti suuria muutosprojekteja ja -prosesseja ja ohjausryhmän on teoillaan osoitettava oma sitoutumisensa hankkeeseen.

Haluatko oikeasti sitä, että joku muu projektissa tekee liiketoimintaasi vaikuttavat päätökset?

Keitä ohjausryhmässä pitää olla?

Jokaisella ohjausryhmän jäsenellä on oltava oman alueensa päätöksentekomandaatti ja täten myös selkeä syy toimia ohjausryhmässä. Ohjausryhmän jäsen tukee ja auttaa, ja on tekemässä ne suuret päätökset. Ihannekoko ohjausryhmälle on 8 henkilön kieppeillä, sisältäen siis sekä tilaajan että toimittajan henkilöt. Hyvässä ohjausryhmässä on “pareja” – tilaajan ja toimittajan projektipäälliköt sekä liiketoimintajohtoa edustavat päättäjät. Yliresursointia ei kannata tehdä, koska tarpeen mukaan voi aina kutsua muita henkilöitä kun kokouksen agenda niin vaatii. Jokaisen on tiedettävä miksi on mukana ja mistä asioista vastaa. Tämä lähtökohta synnyttää aidon sitoutumisen työhön.

Mistä apuja ohjausryhmän järjestäytymiseen ja tekemiseen?

Kommunikaatiosta. Tavoitteiden ja odotusten on oltava kirkkaina ennen aloittamista. Projektipäälliköllä ja projektiryhmällä on varmasti odotuksia ohjausryhmän jäseniä kohtaan, onko niistä puhuttu?

Mitä tavoitteita ohjausryhmä on puolestaan projektille asettanut? ”Helppokäyttöisen ja modernin järjestelmän käyttöönotto” ei nyt riitä. Pitää mennä syvemmälle ja etsiä vastaukset kysymykseen ”Milloin tämä projekti on onnistunut?”.

Ohjausryhmän kokoukseen kaikki tulevat huolellisesti valmistautuneina. Projektipäällikkönäkökulmasta se tarkoittaa asialistan ja päätettävien asioiden viestimistä ohjausryhmälle hyvissä ajoin ennen kokousta. Ohjausryhmäjäsenen pitää puolestaan tutustua aineistoihin huolellisesti. Hyvässä ohjausryhmän kokoontumisessa projektin tilanne, hyväksymispisteet, päätökset, riskit ja maksupostiasiat käydään läpi 60 – 90 minuutissa. Mahdoton tavoite? Ei ollenkaan. Siinä onnistuminen vain edellyttää etukäteisvalmistelua. Kokoontumisten myötä työskentelytavat ja porukka hitsaantuu yhteen, jos vaan startti on hyvä.

Tehtävät päätökset eivät usein ole helppoja ja on hyvä kertoa projektipäällikölle millaista tietoa (faktaa, ratkaisuehdotuksia jne.) odottaa näkevänsä ja kuulevansa. Ei ole rakentava tapa todeta vasta kokouksessa näitä asioita, silloin jättää projektipäällikön oman onnensa nojaan ja omalla toiminnallaan nakertaa ohjausryhmän päätöksentekokykyä.

Haluatko varmistaa hyvän startin ja ohjauksen IT-hankkeellenne?

Tutustu Pajun projektin ohjauksen palveluihin täällä.

Voit myös soitella minulle ja niin pääsemme juttelemaan tilanteestanne ja tarpeistanne.

Toivottavasti pääsemme pian juttelemaan lisää,

Merja

040 734 6015

merja.roponen@pajuconsulting.fi

 

Merjalla on 15 vuoden kokemus IT-hankkeiden läpiviennistä sekä 10 vuoden kokemus liiketoimintajohtajan tehtävistä.

Merjan missiona on tuoda tämä tietämys IT-projekteissa tilaajan käyttöön ja tarjota projektien ohjaukseen konkreettisia toimintamalleja ja materiaaleja, jotka auttavat ennakoinnissa, budjetin ja aikataulun pitämisessä sekä käyttöönottoprosessin onnistumisessa.